Urządzenia drukujące w administracji publicznej – jak wybrać odpowiedni sprzęt?

Nie ulega wątpliwości, że każda placówka administracyjna czy też urząd muszą posiadać drukarki i skanery. W miejscach takich jak urząd skarbowy, urząd pracy, urząd miasta, ośrodki pomocy społecznej – każdego dnia przyjmowani są interesanci, którzy wypełniają dokumenty. Każdego tygodnia urządzenia drukujące w administracji publicznej wykonują setki tysięcy wydruków. Jak wybrać odpowiednie urządzenia, aby były niedrogie w eksploatacji, wygodne w użytkowaniu i do tego ekologiczne?

4 w 1, czyli dlaczego wielofunkcyjne urządzenia drukujące sprawdzają się w administracji publicznej

Gdy w grę wchodzi efektywność pracy, najlepszym rozwiązaniem są urządzenia wielofunkcyjne, zawierające w sobie funkcje drukarki, kopiarki, skanera oraz bardzo często – faksu. Dzięki temu możliwe jest wykonywanie bardzo szybko wielu zadań w krótkim czasie, korzystając tylko z jednego urządzenia biurowego. To nie tylko oszczędność czasu, ale też miejsca i pieniędzy. Dużym atutem tych maszyn jest także ich wydajność i szybkość. Obecnie technologia pozwala drukować i kopiować z zawrotną prędkością nawet 100 stron/min. zarówno mono, jak i w kolorze. Wiele urządzeń jest również wyposażonych dodatkowo w opcje wykańczania dokumentów, dzięki czemu można je np. zszywać.

Jeszcze wygodniejsza praca dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu

Praca wielofunkcyjnych urządzeń drukujących może być jeszcze wygodniejsza, sprawniejsza i przede wszystkim – bezpieczna. Dzięki specjalnemu oprogramowaniu dla administracji możliwy jest m.in. wydruk podążający (inaczej odlokalizowany), który umożliwia wysłanie pliku na konkretną drukarkę i odebranie go osobiście w odpowiednim momencie. To oraz wydruk poufny wprowadzają wysoki poziom kontroli oraz bezpieczeństwa związanego m.in. z poufnością i ochroną danych osobowych, które są niezbędne w administracji publicznej.

Documaster Multiaudit pozwala z kolei monitorować wszystkie wydruki, a także stan materiałów eksploatacyjnych (papieru i tonerów/tuszy). Dzięki temu można nie tylko obniżyć koszty wydruków – kontrola wydruków zabezpiecza przed nadużyciami, ale również zapewnić urządzeniom drukującym w administracji publicznej stałą pracę.

Jak wybrać odpowiednie urządzenia dla administracji publicznej?

Rodzaj urządzenia drukującego powinien być dokładnie dostosowany do potrzeb użytkowników. W zależności od ilości osób korzystających z wydruków, należy wybrać urządzenie o niskich, średnich lub wysokich nakładach. Następnie, należy wziąć pod uwagę koszty eksploatacji oraz serwisu. Nie bez znaczenia jest też ekologia – urządzenia atramentowe zużywają mniej prądu niż urządzenia laserowe dlatego też uważane są za bardziej ekologiczne. Jednak i odpowiednio dobrane urządzenia laserowe (posiadające odpowiednie certyfikaty środowiskowe) są przyjazne dla środowiska naturalnego. Ważnym aspektem, ze względu na zdrowie pracowników, jest lokalizacja urządzeń. Ponieważ urządzenia laserowe podczas działania emitują szkodliwe nanocząsteczki, rekomenduje się ustawianie ich korytarzowo lub chociaż nie w bliskiej odległości od pracowników.

Urządzenia drukujące – nowe czy poleasingowe?

Na rynku są dostępne różne modele wielofunkcyjnych urządzeń drukujących – zarówno atramentowych, jak i laserowych. Ich ceny, w zależności od producenta, wielkości oraz klasy urządzenia, wahają się od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Istnieje również możliwość zakupienia urządzenia poleasingowego, używanego o niewielkim stopniu wyeksploatowania. Cena takich urządzeń jest co najmniej dwukrotnie niższa, niż w przypadku fabrycznie nowego urządzenia.

O czym jeszcze należy pamiętać kupując urządzenia drukujące w administracji publicznej?

Wybór odpowiedniego urządzenia jest bardzo ważny, ale to nie wszystko. Istotną kwestią jest eksploatacja, koszty posiadania oraz usługi serwisowe. Wybierając urządzenia drukujące, warto zwrócić uwagę na koszty tonerów, wydajność oraz zadbać o stałą opiekę serwisową. Koncerny technologiczne oraz dystrybutorzy proponują zwykle urządzenia w umowach abonamentowych, w których zawiera się pakiet usług – dostawa materiałów eksploatacyjnych oraz serwis. Jest to bardzo wygodne, ale należy zwrócić szczególną uwagę na zapisy w umowach. Bywa, iż niewiedza prowadzi klienta do podpisania umów o niekorzystnych zapisach, które mogą firmę drogo kosztować. Dlatego w wyborze urządzeń drukujących dla administracji publicznej warto skorzystać z pomocy doświadczonych i rzetelnych firm, takich jak nasza.