Optymalizacja kosztów w firmie

Każda firma czy też urząd potrzebuje drukarki i skanera. W przypadku jednego urządzenia generowane koszty nie stanowią jeszcze powodu do zmartwień. Jednakże w przypadku przedsiębiorstw i urzędów, w których takich urządzeń może być kilkanaście, kilkadziesiąt lub nawet kilkaset, system wydruków generuje od kilkuset tysięcy do nawet kilku milionów złotych rocznie.


Dlatego w sytuacji, gdy firma lub urząd posiada więcej niż kilka urządzeń, warto przeprowadzić optymalizację systemu wydruków.

Posiadamy rozwiązanie dla urzędów i przedsiębiorstw, które pozwala na znaczące oszczędności, podnosi bezpieczeństwo przepływu dokumentów, a także umożliwia obniżenie zużycia energii elektrycznej. Wprowadzenie opracowanego przez nas planu zmian nie wymaga od przedsiębiorstwa/urzędu żadnych inwestycji. Nasza usługa, poparta wieloletnim doświadczeniem oraz interdyscyplinarną wiedzą, pozwala na oszczędności od kilkuset tysięcy do nawet miliona (i więcej) złotych rocznie.

Obniżenie kosztów wydruków

Optymalizacja kosztów wydruków w firmie lub urzędzie rozpoczyna się od audytu, czyli przeanalizowania, jakie wydatki ponosi instytucja w związku z funkcjonowaniem maszyn. Oceniane są aspekty takie jak zużycie: prądu, części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych, a także koszty związane z serwisem urządzeń. Istotnym elementem jest także użyteczność oraz realne zapotrzebowanie na urządzenia. Może okazać się, że zamiast kilku drukarek i skanerów wystarczy wydajne urządzenie wielofunkcyjne, co nie tylko pozwala oszczędzić na zakupie urządzeń, ale również na eksploatacji i serwisie.
Aby optymalizacja kosztów wydruków mogła być maksymalnie efektywna, nie wystarczy tylko audyt kosztów związanych z urządzeniami. Konieczne jest także sprawdzenie, ile wydruków powstaje w firmie lub urzędzie i ile z nich jest tak naprawdę koniecznych.

Służy do tego specjalne oprogramowanie Documaster Multiaudit, które monitoruje wszystkie powstające w instytucji wydruki i raportuje, ile wydruków przypada na danego użytkownika. Okazuje się wówczas, że wiele wydruków powstaje niepotrzebnie lub są nawet efektem pewnych nadużyć ze strony pracowników.

Oferujemy firmom, urzędom oraz innym instytucjom, w których korzysta się na co dzień z drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, usługę optymalizacji kosztów. Posiadamy wieloletnie doświadczenie w audycie kosztów wydruków oraz optymalizacji. Naszymi klientami są zarówno duże przedsiębiorstwa, spółki giełdowe, jak i urzędy miast czy też wyższe uczelnie. Zachęcamy do zapoznania się z przykładowymi referencjami.



Chcesz dowiedzieć się, jak w praktyce wygląda audyt i optymalizacja kosztów?
Przeczytaj artykuł.