Optymalizacja kosztów w firmach i urzędach

 

Każda firma czy też urząd potrzebuje drukarki i skanera. W przypadku jednego urządzenia generowane koszty nie stanowią jeszcze powodu do zmartwień. Jednakże w przypadku przedsiębiorstw i urzędów, w których takich urządzeń może być kilkanaście, kilkadziesiąt lub nawet kilkaset, system wydruków generuje od kilkuset tysięcy do nawet kilku milionów złotych rocznie.



Optymalizacja kosztów w firmie

W sytuacji, gdy firma posiada więcej niż kilka urządzeń, warto przeprowadzić optymalizację systemu wydruków.

Posiadamy rozwiązanie dla firm, które pozwala na znaczące oszczędności, podnosi bezpieczeństwo przepływu dokumentów, a także umożliwia obniżenie zużycia energii elektrycznej. Wprowadzenie opracowanego przez nas planu zmian nie wymaga od firmy żadnych inwestycji. Nasza usługa, poparta wieloletnim doświadczeniem oraz interdyscyplinarną wiedzą, pozwala na oszczędności od kilkuset tysięcy do nawet miliona (i więcej) złotych rocznie.

Obniżenie kosztów wydruków

Optymalizacja kosztów wydruków w firmie rozpoczyna się od audytu, czyli przeanalizowania, jakie wydatki ponosi instytucja w związku z funkcjonowaniem maszyn. Oceniane są aspekty takie jak zużycie: prądu, części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych, a także koszty związane z serwisem urządzeń. Istotnym elementem jest także użyteczność oraz realne zapotrzebowanie na urządzenia. Może okazać się, że zamiast kilku drukarek i skanerów wystarczy wydajne urządzenie wielofunkcyjne, co nie tylko pozwala oszczędzić na zakupie urządzeń, ale również na eksploatacji i serwisie.
Aby optymalizacja kosztów wydruków mogła być maksymalnie efektywna, nie wystarczy tylko audyt kosztów związanych z urządzeniami. Konieczne jest także sprawdzenie, ile wydruków powstaje w firmie lub urzędzie i ile z nich jest tak naprawdę koniecznych.

Służy do tego specjalne oprogramowanie Documaster Multiaudit, które monitoruje wszystkie powstające w instytucji wydruki i raportuje, ile wydruków przypada na danego użytkownika. Okazuje się wówczas, że wiele wydruków powstaje niepotrzebnie lub są nawet efektem pewnych nadużyć ze strony pracowników.

Oferujemy firmom, w których korzysta się na co dzień z drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, usługę optymalizacji kosztów. Posiadamy wieloletnie doświadczenie w audycie kosztów wydruków oraz optymalizacji. Naszymi klientami są zarówno duże przedsiębiorstwa, spółki giełdowe, urzędy miast czy też wyższe uczelnie, jak również średnie firmy. Zachęcamy do zapoznania się z przykładowymi referencjami.



Chcesz dowiedzieć się, jak w praktyce wygląda audyt i optymalizacja kosztów?
Przeczytaj artykuł.


Optymalizacja kosztów w urzędzie


Zdobyte na przestrzeni ostatnich lat bardzo duże doświadczenie pozwala naszej firmie na zaoferowanie różnego rodzaju rozwiązań dążących do optymalizacji kosztów w urzędzie. Jak wynika z przeprowadzanych analiz, przeciętna jednostka administracyjna przeznacza od kilkuset tysięcy nawet do miliona złotych na materiały eksploatacyjne dla urządzeń drukujących. Są to przede wszystkim tonery i papier, choć wysokie koszty, zwłaszcza w przypadku starszych urządzeń, generują same drukarki poprzez zbyt wysoki pobór energii elektrycznej. Rozwiązaniem na te wszystkie wydatki może okazać się dostarczany przez naszą firmę autorski program Documaster. Funkcjonalność tego systemu informatycznego jest niezwykle rozbudowana. Pozwala on na konfigurację całego systemu urządzeń drukujących znajdujących się w urzędzie oraz przypisanie każdej z drukarek osobnej kartoteki. Na tej podstawie można w bardzo szybki sposób zaobserwować wszelkie pojawiające się błędy oraz podjąć najodpowiedniejsze kroki zmierzające do podniesienia wydajności pracy drukarki oraz zmniejszenia generowanych kosztów.

Możliwe rozwiązania optymalizacyjne

Jedną z rekomendowanych przez nas czynności jest montaż systemu fotowoltaicznego, którego zadaniem jest zasilenie wszystkich urządzeń drukujących znajdujących się w urzędzie. Sprawnie działające panele słoneczne mogą zmniejszyć wydatki na energię elektryczną nawet o 100 procent! Innym rekomendowanym przez nas rozwiązaniem jest zmiana urządzeń laserowych na atramentowe, dzięki czemu minimalizuje się generowanie tzw. elektrośmieci.

Bezpieczeństwo

Poza korzyściami finansowymi wynikającymi z zastosowania oferowanych przez nas rozwiązań, nie bez znaczenia jest również aspekt bezpieczeństwa. Dzięki wykorzystaniu naszych serwerów, które zostały zabezpieczone przed atakami hakerów, wszelkie dokumenty zawierające dane osobowe lub inne informacje poufne są chronione przed wykorzystaniem przez osoby trzecie. Zachęcamy do zapoznania się ze wszystkimi oferowanymi przez nas rozwiązaniami oraz do skorzystania z usług niezwykle doświadczonej firmy na polskim rynku!


Oferujemy firmom, urzędom oraz innym instytucjom, w których korzysta się na co dzień z drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, usługę optymalizacji kosztów. Naszymi klientami są zarówno urzędy miast oraz podległe im jednostki, jak również urzędy wojewódzkie, marszałkowskie oraz inne placówki administracyjne, w których wykonuje się wiele wydruków. Zachęcamy do zapoznania się z przykładowymi referencjami.



Chcesz dowiedzieć się, jak w praktyce wygląda audyt i optymalizacja kosztów?
Przeczytaj artykuł.