Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?

Postęp technologiczny pozwolił zoptymalizować wiele niegdyś pracochłonnych zadań. Współcześnie firmy i instytucje korzystają z urządzeń i systemów, dzięki którym praca jest wydajniejsza i bardziej efektywna. Automatyzacja znajduje zastosowanie w wielu dziedzinach: zarówno w przemyśle, w produkcji, jak i w biznesie. W tym artykule wyjaśnimy, na czym polega automatyzacja procesów biznesowych.

Automatyzacja procesów biznesowych w firmach i administracji

Zacznijmy od wyjaśnienia, czym w ogóle są procesy biznesowe. To seria połączonych działań i zadań, które prowadzą do osiągnięcia nadrzędnego celu organizacji. Jako przykład można podać firmy usługowe, których celem będzie dostarczenie jak największej ilości usług i osiągnięcie zysku. Automatyzacja procesów biznesowych zmierzających do osiągnięcia tego celu ma za zadanie wprowadzenie innowacji, które pozwolą zoptymalizować  cały proces. Optymalizacja procesu może polegać np. na skróceniu jego czasu lub czasu wykonywania wybranych zadań, zwolnienia zasobów ludzkich, zmniejszeniu kosztów procesu.

Jakie korzyści niesie automatyzacja procesów biznesowych

Efektem wprowadzenia automatyzacji procesów biznesowych powinna być optymalizacja. Jest to pojęcie, które określa naprawę/innowację istniejącego procesu lub wdrożenie nowego, najkorzystniejszego rozwiązania. Zawsze powinno wiązać się to z oszczędnościami: czasu, zasobów ludzkich, pieniędzy lub nieść inne istotne wartości dla firmy czy też organizacji.

Optymalizacja kosztów wydruków

Przykładem automatyzacji procesów biznesowych jest optymalizacja kosztów wydruków. Jej celem jest zastosowanie optymalnego rozwiązania, które pozwoli obniżyć koszty. Polega na wdrożeniu specjalnego oprogramowania, które m.in. monitoruje wszystkie wydruki, rozlicza je na podstawie procentowego pokrycia kartki tuszem i usprawnia korzystanie z urządzeń. Wiąże się także z wprowadzeniem procedur zwiększających bezpieczeństwo i użyteczność.

Oszczędność czasu i zwolnienie zasobów ludzkich

Systemy do automatyzacji procesów biznesowych zwiększają efektywność pracy m.in. księgowości, sekretariatu, administracji, ale też marketingu. Systemy pozwalają m.in. obsługa e-maili, rozliczanie faktur, generowanie gotowych raportów, analizy i działania marketingowe i wiele innych. W każdym z tych przypadków automatyzacja pozwala przyspieszyć czas wykonywania zadań, obniżyć ich koszty, a także zwolnić zasoby ludzkie.