Optymalizacja kosztów druku
w urzędzie i administracji o 50%
Wszędzie tam, gdzie drukuje się dużo dokumentów, konieczna jest optymalizacja kosztów druku. Documaster Multiaudit to aplikacja, która pozwala na obniżenie kosztów druku, dzieki monitorowaniu każdego wydruku. Optymalizacja kosztów druku w urzędzie opiera się zatem na analizie wszystkich wydruków wykonywanych przez zatrudnionych pracowników. W związku z tym każdy użytkownik otrzymuje unikalny login i hasło, za pomocą którego każdorazowo loguje się do urządzenia. Już sama świadomość, że proces drukowania jest poddawany kontroli powoduje wśród pracowników redukcję kosztów wydruków. Kontrola powoduje lepsze gospodarowanie posiadanymi zasobami oraz eliminuje rozrzutność. Oprogramowanie umożliwia dostęp do bieżących informacji, określających: kiedy, przez kogo i w jakim nakładzie został wydrukowany dokument określonego typu (np. DOC, e-mail, strona WWW) oraz jaką miał nazwę. Ze względu na bezpieczeństwo i zasady poufności, Documaster Multiaudit nie analizuje treści drukowanych dokumentów.
Documaster Multiaudit umożliwia uzyskanie okresowych raportów o nakładach i kosztach wydruków dla wszystkich użytkowników, struktur organizacyjnych oraz lokalizacji i urządzeń. Można wybrać jeden z kilkunastu gotowych szablonów raportów, ustalić okres czasu z dokładnością do jednego dnia, a następnie wyeksportować dane o kosztach do systemów finansowo – księgowych, wydrukować, wysłać je pocztą elektroniczną lub zachować np. w postaci pliku PDF lub Excel.
Automatycznie generowane raporty i obsługa aplikacji
Aplikacja automatycznie generuje raporty o wszystkich wydrukach i kopiach wykonywanych przez użytkowników. Ponadto dostarcza informacji o drukarkach, kopiarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych, które są przeciążone, nieużywane lub generują najwyższe koszty. Dzięki temu możliwe jest znaczne obniżenie kosztów drukowania i kopiowania bez inwestowania w nowy sprzęt.
Documaster Multiaudit pozwala dodatkowo zarządzać kontami użytkowników, limitami, projektami. Raport umożliwia też lepsze planowanie zakupów materiałów eksploatacyjnych. Do zarządzania aplikacją oraz generowania raportów służy interfejs WWW, który umożliwia zmianę ustawień systemu oraz pobieranie aktualnych i historycznych informacji. Dzięki temu rozwiązaniu zarządzanie Documaster Multiaudit jest możliwe przez wiele osób i to bez potrzeby instalowania na ich stacjach jakiegokolwiek dodatkowego oprogramowania. Wystarczy zainstalowana aktualna wersja dowolnej przeglądarki internetowej.
1Dostęp do i drukowanie z chmury
i zewnętrznych zasobów
Documaster Multiaudit obniża koszty drukowania i kopiowania dokumentów poprzez precyzyjne rozliczanie użytkowników. Ciągła kontrola kosztów sprawia, że organizacje są w stanie zaoszczędzić kilkadziesiąt procent na systemie drukowania i kopiowania dokumentów.
2Konsulting i optymalizacja
Documaster Multiaudit zbiera informacje o każdym wydruku, kopii, użytkowniku i koszcie, przypisując je w odpowiednie miejsce struktury organizacyjnej oraz do odpowiedniego urządzenia. Documaster Multiaudit dostarcza dane do analizy, audytu oraz optymalizacji floty urządzeń.
3Bezpieczeństwo
Menedżerowie mogą zarządzać prawami dostępu użytkowników do urządzeń (opcja) oraz monitorować jakie dokumenty drukują ich pracownicy.
Optymalizacja kosztów druku w urzędzie dzięki analizie raportu
System Documaster Multiaudit pozwala tworzyć okresowe raporty o nakładach i kosztach wydruków dla wszystkich użytkowników, struktur organizacyjnych oraz lokalizacji i urządzeń. Do wyboru jest kilkanaście gotowych szablonów raportów, które pozwalają ustalić okres czasu z dokładnością do jednego dnia. Następnie można wyeksportować dane o kosztach do systemów finansowo – księgowych, wydrukować i wysłać je pocztą elektroniczną lub zachować np. w postaci pliku PDF lub Excel. Gotowe szablony raportów eksponują newralgiczne miejsca i są źródłem cennych informacji, które pozwalają znacząco obniżyć koszty wydruków w urzędzie.
Najważniejsze korzyści:
- obniżenie kosztów drukowania i kopiowania dokumentów
- profesjonalne doradztwo przy tworzeniu strategii placówkiw zakresie tworzenia i zarządzania przepływem dokumentów oraz informacji w powiązaniu z systemami ERP i CRM
- optymalizacja procesów pracy oraz kontrola nad pracownikami i ich zadaniami
- wzrost bezpieczeństwa i poufności przetwarzanych dokumentów – zapewniona funkcjonalność poufnych wydruków z systemów Windows, Linux i SAP
- dokładne wewnętrzne rozliczanie kosztów produkcji dokumentów oraz budżetowanie
- podniesienie efektywności posiadanych zasobów informatycznych
- sprawdzone, najnowocześniejsze rozwiązania oparte o najwyższej klasy sprzęt cyfrowy i profesjonalne oprogramowanie
- szybki i profesjonalny serwis oraz szkolenia i konsultacje techniczne
- sprawdzony partner z ponad 30-letnim doświadczeniem w branży automatyki biurowej oraz z bogatymi referencjami.
Otrzymaj ofertę lub więcej informacji - wypełnij formularz
