Documaster Office in the Cloud
- program do pracy zdalnej i cyfryzacji
Documaster Office in the Cloud to program do pracy zdalnej, który umożliwia archiwizację danych, gromadzenie, pobieranie i udostępnianie plików w wybranych lokalizacjach systemu. To oprogramowanie typu cloud computing, dzięki któremu praca zdalna, cyfryzacja oraz zarządzanie wiedzą cyfrową oraz projektami jest niezwykle proste. Praca zdalna jest wygodna, efektywna i bezpieczna nie tylko dzięki dostępowi do plików online, ale również dzięki szyfrowanym wideorozmowom oraz komunikacji na czacie.
Program do pracy zdalnej, archiwizacji danych i zarządzania nimi
Documaster Office in the Cloud to więcej niż program do pracy zdalnej. To kompleksowe rozwiązanie programowo-sprzętowe, które umożliwia bezpieczną archiwizację danych i zarządzanie nimi zgodnie z obowiązującym prawem. Wszystkie dane przechowywane są zgodnie z obowiązującym prawem na serwerach w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Ponadto oprogramowanie posiada szereg funkcji, które umożliwiają zarządzanie pracą zdalną i zarządzania zadaniami i projektami online. Unikalną cechą jest integracja z urządzeniami wielofunkcyjnymi, która umożliwia cyfryzację (digitalizację) analogowych dokumentów i och OCR (optical character recognition). Użytkownicy mogą zatem nie tylko pracować zdalnie na cyfrowych danych, ale również drukować pliki, a także skanować bezpośrednio do systemu.
Praca zdalna, cyfryzacja i dostęp do danych z dowolnego miejsca
Miejscem gromadzenia i wyświetlania wszystkich zasobów jest Repozytorium. Zawartość Repozytorium może być elastycznie dostosowana do potrzeb firmy, organizacji, grupy roboczej i podzielona na wiele katalogów, dostępnych dla różnych grup docelowych, zgodnie z ich potrzebami i nadanymi uprawnieniami. Dzięki temu możliwe jest tworzenie w Repozytorium różnych katalogów, np. odzwierciedlających działy w firmie lub strukturę organizacji. Każdy katalog nadrzędny może zawierać dowolną ilość katalogów podrzędnych, w których użytkownicy mogą umieszczać pliki tekstowe, dokumenty oraz multimedia. Administratorzy (użytkownicy o specjalnych uprawnieniach) mogą tworzyć nowe katalogi oraz ustalać, którzy użytkownicy lub grupy użytkowników mają do nich dostęp.
Documaster Office in the Cloud do program do pracy zdalnej, który umożliwia:
1. Przechowywanie i dostęp do dokumentów firmowych online, archiwizacja danych
Program do pracy zdalnej Documaster Office In The Cloud umożliwia przechowywanie na bezpiecznych serwerach, udostępnianie, wyświetlanie w oknie interfejsu oraz pobieranie na własne urządzenie plików pliki (DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT, JPG, PNG, BNP, ODT, ODS, EPUB, MOBI, PPT, PPTX, PDF, MP3, MP4, AVI). Uprawnieni użytkownicy, np. kadra zarządzająca, dedykowani pracownicy mają możliwość dodawania dokumentów (umowy, oferty, dokumenty kadrowe, ważne dla spółki informacje, wykorzystywane na bieżąco) do wyznaczonego katalogu w drzewiastej strukturze repozytorium. Inni użytkownicy mający dostęp do tej struktury mogą z tych materiałów korzystać, np. w celu wyświetlania, drukowania czy pobierania, na podstawie i zasadach przyznanych im praw. Osoba umieszczająca dane w Repozytorium ma możliwość różnicowania praw dostępu dla poszczególnych użytkowników lub stworzonych w systemie grup użytkowników, np. działów, grup projektowych, pracowników konkretnych lokalizacji, itp.2. Uprawnienia użytkowników w pracy zdalnej, hybrydowej i stacjonarnej
W zależności od kompetencji, zalogowani użytkownicy posiadają zróżnicowane uprawnienia, nadawane przez administratora. Uprawnienia dotyczą: dodawania plików, pobierania plików, udostępniania plików użytkownikowi lub grupie użytkowników, tworzenia nowych folderów w Repozytorium, dostępu do wybranych folderów. Gość ma możliwość przeglądania (odtwarzania) publicznie dostępnych zasobów oraz ich przeszukiwania bez logowania (funkcja jest wykorzystywana, gdy cześć zasobów ma zostać udostępniona np. klientom lub mediom).
3. Wyszukiwanie kontekstowe
System wyposażony jest w semantyczną i kontekstową wyszukiwarkę dokumentów, która umożliwia wyszukiwanie zasobów po frazie występującej w tytule dokumentu oraz frazie, która występuje w treści pliku. Dzięki przeszukiwaniu treści zawartości dokumentu wyszukiwania są dużo efektywniejsze niż w przypadku tradycyjnych wyszukiwarek bazujących na samych nazwach plików. Wyszukiwarka obejmuje również wszystkie pliki przekonwertowane przez narzędzie OCR, czyli także pliki graficzne tj. JPG, PNG oraz graficzne PDF.4. Cyfryzacja (digitalizacja) dokumentów
System posiada zintegrowany moduł OCR, umożliwiające cyfryzację dokumentów. Dzięki temu wszystkie dane znajdujące się w Repozytorium oraz w indywidualnym katalogu użytkownika (Moje pliki], w tym również skanowane dokumenty, mogą być digitalizowane i dostępne do wykorzystania w edytowalnej formie. Cyfryzacja danych w Documaster umożliwia też zapisanie dokumentu w formacie przeszukiwalnego pliku PDF.
5. Bezpieczna wideo-komunikacja oraz czat
Nasz program do pracy zdalnej posiada wbudowany moduł komunikacji w formie wideo oraz tekstowej, umożliwiający szybką i bezpieczną wymianę informacji pomiędzy użytkownikami.6. Zarządzanie prawami dostępu
System ma wbudowany mechanizm definiowania i przydzielania praw dostępu do zasobów konkretnym użytkownikom oraz grupom użytkowników. Prawa mogą przydzielać tylko osoby posiadające stosowne uprawnienia. Prawa dostępu określane są do zasobów i pozwalają definiować możliwość wyświetlania, pobierania, drukowania i zarządzania zgromadzonymi zasobami.
7. Integracja z dedykowanymi urządzeniami wielofunkcyjnymi
Integracja z urządzeniami wielofunkcyjnymi pozwala na wygodne drukowanie (poufne i podążające) oraz kopiowanie wszystkich materiałów zgromadzonych w systemie. Umożliwia także cyfryzację poprzez skanowanie dokumentów i OCR (optical character recognition). Wszystko z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa zarządzania dokumentami. Zdjęcie osoby, która korzysta z oprogramowanego urządzenia8. Wygodny, nowoczesny interfejs to podstawa w pracy zdalnej
Nie ma wątpliwości, że program do pracy zdalnej musi mieć dobrze zaprojektowany i wygodny w użyciu interfejs. Graficzny interfejs webowy Documaster Office in the Cloud umożliwia logowanie przy użyciu szyfrowanego połączenia (https), korzystanie i wyszukiwanie materiałów zgromadzonych w repozytorium systemu, określanie i różnicowanie praw dostępu do zasobów, korzystanie z wideokomunikatora. Interfejs jest w pełni responsywny – użytkownicy urządzeń mobilnych nie muszą instalować dodatkowej aplikacji.9. Program spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa w pracy zdalnej i ochrony danych osobowych
Documaster Office in the Cloud spełnia normę Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (Certyfikat PN-EN ISO/IEC 27001:2017-06) oraz ISO 9001. Oprócz tego nasz program do pracy zdalnej spełnia wszystkie wymogi europejskiego prawa w zakresie administrowania danymi osobowymi, między innymi dzięki umieszczeniu danych na europejskich serwerach. Korzystanie z oprogramowania jest zatem w 100% zgodne z obowiązującym w Unii Europejskiej prawem, czego nie gwarantują konkurencyjne produkty informatyczne, przechowujące dane osobowe poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.10. Ponadto istnieje możliwość:
- stworzenia formularzy do przeszukiwania dokumentów z danymi, po których będą wyszukiwane dokumenty (metadane).
- integracji z SAP'em
- wykorzystania mechanizmów opartych o Sztuczną Inteligencję w kontekście ekstrakcji istotnych danych z dokumentów i uzupełniania formularza poprzez automatyczne wprowadzanie danych ze skanowanego dokumentu.
Dotacja
dla firm z sektora MMŚP
Dla firm zatrudniających mniej niż 250 pracowników istnieje możliwość pozyskania dotacji w wysokości nawet 85% na oprogramowanie.
Korzyści z wdrożenia programu do pracy zdalnej i cyfryzacji Documaster Office In The Cloud:
- Bardzo łatwy i niezwykle szybki sposób wprowadzania dokumentów np. umów do systemu, eliminujący czasochłonne wprowadzanie metadanych,
- Szybkie i intuicyjne wyszukiwanie plików np. po nazwie umowy, dacie, stronach umowy, produktach itd. Można wyszukać również wszystkie dokumenty związane z daną umową, a wprowadzone dane mogą być indeksowane,
- Wyjątkowo łatwe i bezpieczne narzędzie do pracy zdalnej i wideorozmów (szyfrowane, nieograniczone czasowo połączenia),
- Możliwość cyfryzacji wiedzy i dokumentów firmowych i nadania im edytowalnej formy (OCR) za pomocą zintegrowanego urządzenia wielofunkcyjnego,
- Możliwość skonfigurowania systemu odzwierciedlającą strukturę firmy oraz obecne analogowe szafy z półkami, teczkami, skoroszytami, umowami i dokumentami,
- Podnoszenie bezpieczeństwa świadczonych usług elektronicznych w kontekście archiwizacji danych i informacji,
- Zapewnienie komunikacji pomiędzy użytkownikami systemu, zwłaszcza podczas pracy zdalnej,
- Idealne narzędzie chmurowo-sprzętowe, umożliwiające pracę na dokumentach cyfrowych oraz na wydrukach, a także OCR (cyfryzacja) analogowych dokumentów i ich ponowną edycję,
- Zaawansowane semantyczne i kontekstowe wyszukiwanie udostępnionych dokumentów,
- Intuicyjne rozwiązanie dostosowane do indywidualnych wymagań, skalowalne do ilości użytkowników i przechowywanych danych oraz wykorzystywanego środowiska informatycznego.
