Rozwiązania chmurowe dla firm, czyli jak zapewnić możliwość pracy zdalnej?

W obecnych czasach każdy pracownik biurowy musi mieć narzędzia, które umożliwiają pracę zdalną. Mimo, że lockdown mamy póki co za sobą, zarówno pracownicy jak i pracodawcy doceniają zalety pracy zdalnej oraz elastyczności, jaką daje. Rozwiązania chmurowe, z których można korzystać zarówno w biurze jak i w dowolnej lokalizacji posiadającej dostęp do Internetu są obecnie podstawą w większości firm i organizacji.

Czy rozwiązania chmurowe są firm są bezpieczne?

Wiele osób do tej pory zadaje sobie pytanie, czy rozwiązania chmurowe są bezpieczne w przypadku pracy zdalnej. Odpowiedź brzmi: powinny takie być, ale niestety nie wszystkie są. W związku z tym kluczową kwestią jest zwrócenie uwagi na podstawowe zabezpieczenia, w które powinny być wyposażone systemy chmurowe do pracy zdalnej. Po pierwsze szyfrowane połączenia wideo i spotkania, do których nie ma możliwości dołączyć nikt spoza organizacji. Z pewnością pamiętacie, jak na początku 2020 r. Zoom zmagał się z ogromnymi problemami wizerunkowymi właśnie z powodu braku takich zabezpieczeń. Po drugie: bezpieczeństwo przechowywanych i przesyłanych w chmurze dokumentów. Systemy chmurowe powinny posiadać odpowiednie certyfikaty, takie jak np. ISO 2700 – zarządzanie bezpieczeństwem informacji.

Na co jeszcze zwrócić uwagę wybierając rozwiązanie chmurowe do pracy zdalnej?

Po trzecie: bezpieczne serwer zlokalizowane na terenie Unii Europejskiej. RODO jasno określa wymagania dotyczące administrowania danymi osobowymi, którymi w świetle prawa jest nawet adres IP. W związku z tym systemy do pracy zdalnej, a już koniecznie te które zawierają dane osobowe, muszą znajdować się na serwerach zlokalizowanych w obrębie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jakie rozwiązania chmurowe są najlepsze dla firm?

Obok niezwykle ważnych kwestii bezpieczeństwa, kluczowa jest oczywiście użyteczność. Okazuje się, że wybranie systemu posiadającego wszystkie wymagane funkcje i jednocześnie łatwego w użyciu może wcale nie być takie proste. I tu z pomocą przychodzi spółka Euroimpex, producent rozwiązania chmurowego dla firm Documaster Office in the Cloud. System nie tylko spełnia wszystkie wyżej opisane warunki bezpieczeństwa, ale jest też jednym z najprostszych w użyciu rozwiązań tego typu.

Documaster Office in the Cloud – najważniejsze informacje

Ponieważ praca zdalna to już nie tylko domena programistów, ale też wszystkich innych zawodów biurowych, Documaster został stworzony z myślą o uniwersalnym użytkowniku. Oznacza to, że jego funkcjonalności oraz interfejs zostały zaprojektowane tak, by były intuicyjne w użyciu nawet dla osób o niskich kompetencjach cyfrowych. Dzięki temu z systemu korzystają zarówno osoby biegłe w obsłudze rozwiązań Google, jak i laicy, w tym m.in. pracownicy urzędów i mniejszych organizacji. Wideorozmowy nie są ograniczone czasowo i w zależności od potrzeb, mogą w nich brać udział tylko pracownicy lub także osoby zewnątrz (gdy są to spotkania publiczne).

Co jeszcze potrafi to rozwiązanie chmurowe?

Documaster Office in the Cloud posiada też funkcjonalność, której nie posiadają inne rozwiązania chmurowe dla firm. Mianowicie jest zintegrowane z urządzeniami wielofunkcyjnymi, które mogą zostać dostarczone do firmy jako element całego systemu. Wówczas każdy użytkownik systemu chmurowego ma możliwość drukowania i kopiowania materiałów bezpośrednio ze swoich folderów, zarówno z poziomu urządzenia po zalogowaniu się do swojego konta, jak i z poziomu smartfona czy laptopa. Wydruki są przesyłane do urządzenia i odbieranie w trybie poufnym i podążającym. Użytkownik systemu może ponadto zeskanować dokument i zamieścić go w swoim folderze w systemie, a nawet go OCRować, czyli nadać zeskanowanemu dokumentowi edytowalną formę pliku tekstowego.