Audyt kosztów wydruków w firmie, szkolnictwie wyższym oraz administracji
Nasza firma działa na polskim rynku już od wielu lat i od samego początku oferuje profesjonalny audyt kosztów. Dzięki analizie wydatków, możliwe jest przeprowadzenie optymalizacji kosztów w różnego rodzaju przedsiębiorstwach oraz jednostkach administracji publicznej.
Audyt kosztów wydruków dla firm
Prowadzone podczas audytu badania mają za zadanie przede wszystkim wyeliminowanie zbędnych kosztów powstałych wskutek procesu drukowania dokumentów, a także sprawienie, by przeprowadzane czynności były wykonywane w myśl ekologii. W każdej dużej firmie jest wykorzystywanych od kilkudziesięciu do nawet kilkuset urządzeń drukujących. Ich codzienna eksploatacja może przyczynić się do generowania bardzo dużych wydatków wynoszących do miliona złotych rocznie.
Wydatki powstałe w wyniku drukowania dokumentów i różnego rodzaju pism firmowych można ograniczyć średnio o 30 procent wprowadzając zmiany procedur. Audyt kosztów w firmie ma za zadanie przede wszystkim wprowadzenie monitoringu urządzeń pracujących w jednostkach gospodarczych. Dzięki autorskiemu oprogramowaniu komputerowemu istnieje możliwość zaobserwowania bardzo wielu miejsc w firmie, w których eksploatacja drukarki, tuszu oraz papieru jest zbędna lub przeprowadzana w sposób niewłaściwy.
Jak wygląda audyt kosztów?
Pierwszym zadaniem audytu kosztów w firmie jest przeprowadzenie analizy wydatków oraz zapotrzebowania użytkowników na urządzenia drukujące. Bardzo często w firmach ilość oraz wydajność sprzętu jest przeszacowana w stosunku do faktycznych potrzeb. Sprawdzamy zatem, czy firma nie ponosi niepotrzebnych kosztów związanych z utrzymaniem oraz serwisem nadprogramowych urządzeń. Oceniamy też, ile wydruków i kopii jest wykonywanych w instytucji i czy nie dochodzi do nadużyć ze strony pracowników.
Jedną z kluczowych analiz przeprowadzanych w czasie audytu kosztów jest ocena efektywności zarządzania wydrukami. Wskazujemy ilość niepotrzebnie zużywanego papieru i materiałów eksploatacyjnych, a także przedstawiamy konkretne wskazówki, w jaki sposób drukować wydajniej oraz taniej.
Nie bez znaczenia jest również ekologia. Urządzenia stare nie posiadają tak zaawansowanych technologicznie podzespołów, jak obecne maszyny, co może przyczynić się do wzrostu wydatków na energię elektryczną czy też na kolejne tonery z tuszami. Ważnym aspektem badania jest również stwierdzenie, jak wysoka jest generowana emisja spalin dwutlenku węgla.
W ramach audytu poddajemy też analizie umowy, jakie nasz klient zawarł z innymi podmiotami. Sprawdzamy, czy ich zapisy na pewno są korzystane dla naszego klienta, czy nie narażają go na dodatkowe koszty lub straty.
Następstwem audytu kosztów jest optymalizacja wydatków ponoszonych przez firmę lub urząd. Potrafimy obniżyć koszty związane z funkcjonowania urządzęń oraz z wydrukami nawet o 50%. Mamy też doświadczenie w audytach i optymalizacji w zakresie: transportu, telekomunikacji, zużycia prądu. Zapraszamy do skorzystania z naszej wiedzy i bogatego doświadczenia. Zaoszczędź nawet kilkaset tysięcy złotych w ciągu roku!
Chcesz dowiedzieć się, jak w praktyce wygląda audyt i optymalizacja kosztów?
Audyt kosztów dla urzędów
Nasze przedsiębiorstwo działa w Polsce już od wielu lat i od samego początku zajmuje się przeprowadzaniem audytu kosztów w jednostkach gospodarczych i administracyjnych. Bardzo niewielu urzędników zdaje sobie sprawę z tego, że różnego rodzaju placówki mogą przeznaczać nawet milion złotych w ciągu roku na drukowanie wszelkich dokumentów, faktur oraz pism. Na tak gigantyczne koszty ma wpływ przede wszystkim zakup papieru i tonerów, a także pobór energii elektrycznej przez urządzenia drukujące.
Jak działamy?
Prowadzony przez naszą firmę audyt kosztów w urzędzie polega przede wszystkim na wskazaniu tych miejsc, w których eksploatacja urządzeń drukujących jest zbędna lub może być znacząco ograniczona. Coraz więcej dokumentów może być przechowywana w chmurze lub wysyłana i podpisywana w sposób elektroniczny, bez konieczności zużywania papieru i tonerów. Podejmowane przez nas czynności pomagają w obniżeniu kosztów przeznaczanych na drukowanie średnio o 30 procent. Prowadzone działania mają za zadanie nie tylko zadbać o wydatki, ale również o ekologię. Audyt kosztów w urzędzie pozwala na zaobserwowanie, jaki wpływ urządzenia drukujące wywierają na środowisko, ile zużywają energii oraz ile dwutlenku węgla produkują. Bardzo często się zdarza, że urządzenia wykorzystywane w różnych urzędach i biurach są przestarzałe i nie spełniają norm ekologicznych. W takim przypadku rekomendujemy ich wymianę na sprzęt dużo bardziej nowoczesny, funkcjonalny oraz, co najważniejsze, ekologiczny.
Specjalistyczne oprogramowanie
Poza samym audytem, oferta naszej firmy to innowacyjny system informatyczny Documaster, którego jedną z głównych funkcjonalności jest realizacja wydruku poufnego. Dzięki własnemu serwerowi, wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe lub inne tajne informacje są w odpowiedni sposób zabezpieczane tak, aby nie mogły zostać wykradzione i wykorzystane przez osoby trzecie. Oprogramowanie pozwala na przeprowadzenie szczegółowych analiz na temat wydajności pracy, a także ułatwia podejmowanie ekonomicznych i ekologicznych kroków niezbędnych do podjęcia w stosunku do każdego z urządzeń, aby ich praca była jak najbardziej zoptymalizowana.
Chcesz dowiedzieć się, jak w praktyce wygląda audyt i optymalizacja kosztów?
Otrzymaj ofertę lub więcej informacji - wypełnij formularz