Zarządzanie procesami biznesowymi – co należy o nim wiedzieć?

Zarządzanie procesami biznesowymi (ang. Business Process Management) to koncepcja, skupiająca się na podejściu danej organizacji do kwestii związanych z organizacją i optymalizacją działań wewnątrz firmy. Jakie są najważniejsze kroki, związane z BPM? Co zrobić, aby osiągnąć lepszą wydajność, efektywność i rezultaty naszej pracy? Zachęcamy do lektury poniższego artykułu, w którym przybliżymy kluczowe meandry tej metodologii.

Na czym polega zarządzanie procesami biznesowymi? 5 fundamentalnych etapów

Zarządzanie procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie to kompleksowa metodologia, opierająca się na kilku następujących po sobie krokach, zorientowanych na działaniach usprawniających firmowy workflow i odchodzących od działań, które nie przyniosły oczekiwanych rezultatów. Jakie są kolejne, następujące po sobie etapy koncepcji BPM?

Identyfikacja

Pierwszym, początkowym krokiem jest identyfikacja wszystkich procesów, toczących się w ramach organizacji. Za proces uznaje się wszelkie sekwencje i szeregi działań, które przekształcają szeroko pojęty „wkład” (dane, informacje, surowce, materiały), w produkt końcowy (towar bądź usługę).

Projektowanie

Po identyfikacji toczących się w firmie procesów następuje ich projektowane, rozumiane jako działanie, mające nadać mu określonych ram. W działaniu tym dochodzi do identyfikacji celów, ról i zakresu odpowiedzialności poszczególnych pracowników, kolejność poszczególnych działań oraz interakcje między poszczególnymi elementami procesu.

Wdrażanie

Zaprojektowane na nowo procesy są następnie wprowadzane do schematu działania danej organizacji. To właśnie na tym etapie powinno dość do niezbędnych szkoleń personelu oraz przekazania mu wszystkich niezbędnych informacji oraz procedur, dostarczając przy tym kluczowych narzędzi oraz zasobów.

Monitorowanie

Przebieg uruchomionych procesów należy poddać monitoringowi – do oceny skuteczności ich działania stosowane są przede wszystkim rozmaite wskaźniki wydajności (KPI) oraz analizy zgromadzonych danych i raportów. Krok ten ma kluczowe znaczenie w identyfikacji potencjalnych problemów oraz obszarów, w których warto wprowadzać dalsze uprawnienia.

Doskonalenie i modernizacja

Dane zgromadzone na etapie monitoringu, mogą posłużyć do implementacji niezbędnych usprawnień, obejmujących identyfikację przeszkód, zmiany kolejności działań, automatyzacji zadań, czy wykluczania zbędnych kroków. Celem tego etapu jest dalsza poprawa efektywności, oszczędność czasu oraz zasobów, a także osiągnięcie lepszych wyników biznesowych.

Zarządzanie procesami biznesowymi może być proste

Kluczem do usprawnienia działań, jakie obejmuje zarządzanie procesami biznesowymi, jest stosowanie zróżnicowanych metod i narzędzi, prowadzących do ciągłego doskonalenia wypracowanej metody. W procesie tym nieocenioną rolę odgrywa dostęp do zaawansowanych narzędzi IT dla biznesu, które pozwalają wykorzystać technologie informatyczne w procesie automatyzacji powtarzalnych i czasochłonnych zadań, przyspieszając realizowane procesy i zmniejszając ryzyko wystąpienia błędów.

Korzystanie z nich pozwala również lepiej zrozumieć specyfikę firmowych działań i skuteczniej rozpoznawać obszary, które wymagają usprawnień. Przyczyniają się również do podejmowania lepszych decyzji biznesowych i pozwalają na standaryzację procedur oraz wytycznych, przekładające się na spójność i powtarzalność działań w organizacji, co ułatwia zarządzanie procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie.

Poznaj możliwości oprogramowania Documaster

Wprowadzanie usprawnień w zarządzaniu procesami biznesowymi może przynieść wiele korzyści, takich jak zwiększenie wydajności, redukcja kosztów, poprawa jakości usług, lepsze zadowolenie klientów oraz zwiększenie konkurencyjności firmy na rynku.

Zastanawiasz się, w jaki sposób skutecznie włączyć cały zespół w zarządzanie procesami biznesowymi? Rozwijane przez naszą markę oprogramowanie dla firm z rodziny Documaster pozwala zaangażować cały zespół w komunikację i wymianę informacji, prowadzącą do ulepszenia realizowanych działań dzięki uwzględnieniu w nich różnych perspektyw i wiedzy, wynikającej z doświadczenia zatrudnionych specjalistów.