Documaster Estate - program do zdalnego zarządzania nieruchomościami dla osiedli
i wspólnot mieszkaniowych
Documaster Estate to programowanie chmurowe dla spółdzielni mieszkaniowych, które umożliwia pracę zdalną i wygodny kontakt online z lokatorami. Wyjątkową cechą oprogramowania jest integracja z ekologicznymi urządzeniami wielofunkcyjnymi, z których mogą korzystać na terenie osiedla zarówno pracownicy, jak i lokatorzy.
Instalacja oprogramowania jest bardzo szybka, a obsługa niezwykle prosta, zarówno dla osób na co dzień korzystających z komputera i urządzeń mobilnych (smartfona, tabletu), jak również dla osób starszych. Oprogramowanie wykorzystuje technologię chmurową (chmurę obliczeniową), dzięki czemu pracownicy spółdzielni mogą zamieszczać w specjalnie przygotowanym Repozytorium w zasadzie nieograniczoną ilość dokumentów i plików: tekstowych oraz multimedialnych. Dzięki rozróżnieniu typów użytkowników, pracownicy spółdzielni mają inne uprawnienia niż lokatorzy. W związku z tym pracownicy mogą zamieszczać w systemie poufne dokumenty, które nie będą dostępne dla nieupoważnionych użytkowników.
Integracja z urządzeniami wielofunkcyjnymi dostępnymi na terenie osiedla
Tym, co wyróżnia Documaster Estate jest integracja z urządzeniami wielofunkcyjnymi. Każde biuro potrzebuje drukarki, kopiarki i skanera. Documaster Estate pozwala korzystać z niego zarówno pracownikom biura administracji, jak również mieszkańcom - dzięki funkcjom wydruku poufnego i podążającego. Wszystkie wpłaty za wydruki, kopie i skany wykonane przez lokatorów, wędrują na konto zarządcy (urządzenie samo się utrzymuje). Co więcej, zintegrowane urządzenie MFP działa taniej, dzięki zainstalowanemu dodatkowo oprogramowaniu Documaster Multiaudit, które obniża koszty wydruków i kopii od od 30 do 50%. Zintegrowane z systemem urządzenia są ekologiczne: energooszczędne, emitują o min. 80% mniej szkodliwych dla środowiska i zdrowia substancji, nie generują elektrośmieci a ponadto mogą być zasilane panelem fotowoltaicznym!
Oprogramowanie dla spółdzielni mieszkaniowych, które dbają o swoich lokatorów
Każdy lokator i pracownik biura administracji posiada dostęp do systemu chmurowego Documaster Estate, który można obsługiwać zarówno przez desktop (ekran laptopa, komputera) oraz przez smartfon. Oprogramowanie posiada funkcję gromadzenia, przesyłania oraz udostępniania plików. W zależności od uprawnień użytkowników, zarząd może wykorzystywać część repozytorium do przechowywania poufnych plików (w tym dużych planów i rysunków technicznych), dostępnych tylko dla wybranych pracowników. Wyszukiwanie plików i informacji odbywa się za pomocą inteligentnej i semantycznej wyszukiwarki, która przeszukuje nazwy i treści plików po szukanej frazie, dostępnych tylko dla wybranych pracowników. Repozytorium służy także przesyłaniu dokumentów lokatorom, takich jak rachunki, rozliczenia, ogłoszenia. Transfer plików spełnia najwyższe normy Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (certyfikat ISO/IEC 27001) oraz RODO. Pliki, w tym zdjęcia, plany budynków, umowy, dokumenty, rachunki, e-booki, audiobooki, filmy, można udostępniać wszystkim lub tylko wybranych użytkownikom, odtwarzać w oknie przeglądarki, a także pobierać i przesyłać na zintegrowaną drukarkę.
1Obsługa zgłoszeń
mieszkańców
System umożliwia mieszkańcom przesyłanie online zgłoszeń m.in. awarii, konserwacji i wszelkich napraw oraz problemów technicznych w części wspólnej nieruchomości. System umożliwia również prowadzenie biura obsługi mieszkańca online i łączenie się z interesantami na czacie oraz za pomocą wideorozmów.
2Obsługa zebrań
mieszkańców
Rozwiązanie daje możliwość organizowania zebrań wspólnoty online oraz organizowania głosowań za pośrednictwem modułu do tworzenia ankiet i formularzy online. Dzięki temu administracja osiedla jest w stanie osiągnąć wymaganą frekwencję w głosowaniu nad nowymi uchwałami.
3Stały dostęp do urządzenia
wielofunkcyjnego
Oprogramowanie jest zintegrowane z ekologicznym urządzeniem wielofunkcyjnym, które umożliwia bardzo tanie drukowanie, kopiowanie, skanowanie i OCR. Urządzenie zostaje umieszczone w wybranym przez wspólnotę miejscu, a dostęp do niego posiadają zarówno pracownicy biura administracji, jak i mieszkańcy osiedla.
4Informacje o remontach
i przeglądach
Za pośrednictwem Documaster Estate, zarząd osiedla może informować mieszkańców o planowanych remontach, naprawach, a także rutynowych przeglądach i kontrolach.
5Rozliczenia rachunków
online
Rozwiązanie umożliwia przesyłanie rachunków oraz ważnych dokumentów mieszkańcom online. Lokatorzy z kolei mogą przesyłać stany liczników wody, prądu i gazu do administracji: wystarczy zrobić zdjęcie smartfonem i przesłać je za pomocą aplikacji do biura osiedla.
6Komunikacja w czasie
rzeczywistym
Wbudowane narzędzia: wideorozmowy oraz czat, umożliwiają komunikację na linii administracja - lokatorzy, ale także między lokatorami. Ze względów bezpieczeństwa, lokatorzy mogą być wyszukiwani nie za pomocą danych osobowych, a na przykład adresu zamieszkania (np. Matejki 20/17).
7Bezpieczeństwo
Transfer oraz udostępnianie wszelkich dokumentów, np. umów najmu, umów eksploatacyjnych, ewidencji nieruchomości, planów lokali, informacji o licznikach, gruntach, raportów, dokumentów przeznaczonych dla konkretnych mieszkańców - odbywa się zgodnie z najwyższymi standardami Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (ISO/IEC 27001) oraz RODO. Wydruki chroni funkcja wydruku poufnego.
8Komunikacja z fachowcami
Documaster Estate może zawierać listę fachowców, takich jak np. hydraulicy, elektrycy, stolarze, listę usług, np. dorabiania kluczy, taksówek, aptek, restauracji oraz firm zajmujacych się klimatyzacją, markizami, zabudowami balkonowymi, roletami, sprzętem AGD, itp. Mieszkańcy mają szybki dostęp do potrzebnych usług, również po wynegocjowanych specjalnie dla wspólnoty rabatach.
9Oszczędności dla biura osiedla
Specjalnie zainstalowane oprogramowanie Documaster Multiaudit pozwala obniżyć koszty wydruków wykonywanych przez pracowników administracji nawet o 50%. Ponadto wszystkie drobne wpłaty za wykonane przez lokatorów wydruki, wędrują na konto wspólnoty mieszkaniowej. Urządzenie zatem samo się utrzymuje! Oszczędności generowane są także dzięki możliwości dostarczania dokumentów lokatorom online.
Korzyści dla lokatorów
- łatwy i wygodny kontakt z pracownikami administracji oraz pozostałymi mieszkańcami
- możliwość korzystania z urządzenia wielofunkcyjnego i tanich usług drukowania, kopiowania, skanowania i OCR na terenie osiedla; koszt za usługę jest obliczany na podstawie procentowego zakolorowania strony i jest znacznie tańszy niż standardowe usługi oferowane przez punkty ksero,
- łatwy dostęp do rachunków, ogłoszeń, dokumentów przesyłanych przez spółdzielnię oraz możliwość ich archiwizowania,
- możliwość uczestniczenia w zdalnych zebraniach wspólnoty z dowolnego miejsca,
- możliwość wysłania wiadomości do sąsiada/sąsiadów, gdyż każdy mieszkaniec jest oznaczony w komunikatorze adresem swojego mieszkania np. Matejki 19/23; nie znając osobiście sąsiada, można przesłać do niego wiadomość w ważnej sprawie,
- dzięki Documaster Estate mieszkańcy mogą nie tylko łatwo przekazywać informacje administracji osiedla oraz między sobą, ale też rozwiązywać problemy, a także rozwijać i umacniać relacje sąsiedzkie. Dobre relacje i kontakty między mieszkańcami powodują poprawę bezpieczeństwa oraz jakości życia lokatorów.
Korzyści dla administracji
i zarządu osiedla
- dostęp do systemu chmurowego, umożliwiającego bezpieczne (zgodne z ISO/IEC 27001 i RODO) oraz sprawne zarządzanie dokumentami w biurze lub biurach spółdzielni,
- możliwość przesyłania lokatorom dokumentów w formie elektronicznej - jest szybsze, bezpieczniejsze i tańsze niż doręczanie drukowanych dokumentów,
- łatwy i szybki kontakt z mieszkańcami oraz pracownikami administracji; możliwość organizowania spotkań online z lokatorami, a także spotkań biznesowych wewnątrz organizacji,
- umieszczenie na terenie osiedla zintegrowanego ekologicznego (energooszczędnego) urządzenia wielofunkcyjnego - możliwość podłączenia urządzenia do panelu fotowoltaicznego,
- dostęp do urządzenia wielofunkcyjnego dla pracowników administacji - ułatwia pracę, ale także obniża dotychczasowe koszty związane z wydrukami, dzięki aplikacji monitorującej wszystkie powstające w organizacji wydruki (oszczędność od 30 do 50% w stosunku do stanu początkowego),
- dostęp do urządzenia wielofunkcyjnego dla lokatorów to nie tylko wartość dodana, ale również sposób na oszczędności dla spółdzielni. Płatności za wydruki dokonywane są przez aplikację online, a środki trafią na konto spółdzielni.