Audyt wydruków, czyli obniżenie kosztów z systemem Documaster

W miejscach, takich jak urzędy czy też duże firmy pracuje zazwyczaj od kilkudziesięciu do nawet kilkuset urządzeń drukujących i wielofunkcyjnych. Zapewne niewiele osób zdaje sobie sprawę z tego, że roczne koszty drukowania różnego rodzaju dokumentów w przedsiębiorstwach oraz w jednostkach administracji publicznej mogą wynosić nawet milion złotych. Wchodzą w nie przede wszystkim koszty eksploatacji urządzeń, zakup tonerów, pobór prądu, a także zakup papieru. Istnieje sposób na znaczne ograniczenie wydatków przeznaczanych na drukowanie – audyt wydruków oraz optymalizacja ich kosztów. Podejmowane działania troszczą się nie tylko o portfel przedsiębiorcy, ale również o środowisko, gdyż pozwalają na znaczne ograniczenie emisji dwutlenku węgla do atmosfery. Nad wszystkimi procesami czuwa nowoczesne oprogramowanie Documaster.

Documaster Multiaudit – rozbudowane funkcje oprogramowania wspierające audyt wydruków

Oprogramowanie Documaster Multiaudit pozwala na przeprowadzenie dogłębnych analiz w obszarze kosztów ponoszonych na wydruki oraz potrzeb użytkowników. Oprogramowanie pozwala na audyt wydruków, czyli zbadanie wszystkich wydruków realizowanych przez urządzenia. W rezultacie powstaje raport, który wskazuje ile wydruków zostało wykonanych przez danego użytkownika. Dzięki analizie wydruków można ocenić, czy możliwe jest ograniczenie wydruków lub czy dochodzi do nadużyć ze strony użytkowników systemu. Dodatkowo możliwość decydowania o parametrach wydruków oraz naliczaniu opłat na podstawie procentowego zakolorowania strony pozwala oszczędzać pieniądze.

Zadbaj o bezpieczeństwo dokumentów

Niezwykle istotną funkcją systemu Documaster Multiaudit jest troska o poufność danych osobowych zawartych w przetwarzanych dokumentach. Są one bowiem zapisywane na zabezpieczonych serwerach, a najbardziej wrażliwe dane mogą być chronione hasłem. Sprawia to, że dostęp do wybranych dokumentów ma teraz wyłącznie wąska grupa osób.

Kompleksowa analiza: audyt wydruków i audyt ekologiczny

Audyt ekologiczny pomaga ocenić, jaki wpływ urządzenia wywierają na środowisko, a zatem ile zużywają energii, jaką mają emisję CO2 oraz ile elektrośmieci powstaje w wyniku ich użytkowania. Szczególnie na tym etapie udaje się wyeliminować najbardziej niesprawne urządzenia w całym systemie drukującym. Są to przede wszystkim maszyny stare, które nie odpowiadają obecnie przyjętym normom. Bardzo ważną informacją jest fakt, że koszty przeznaczane na prąd mogą zostać zminimalizowane do zera, jeśli urządzenia drukujące zintegruje się z systemem fotowoltaicznym. Na taką możliwość decyduje się bowiem coraz więcej przedsiębiorców.

Podczas analizy kosztów oceniana jest efektywność zarządzania wydrukami. Zadaniem systemu jest wskazanie tych miejsc oraz obszarów firmy, w których prowadzenie wydruku dokumentów jest zbędne. W efekcie prowadzonych działań możliwe jest obniżenie całościowych kosztów przeznaczanych na obsługę dokumentów nawet o 30 procent. Jedną z głównych funkcji oprogramowania Documaster jest możliwość konfiguracji struktury urzędu wraz ze wszystkimi urządzeniami drukującymi. Każde z urządzeń posiada własną cyfrową kartotekę, w której zamieszczane są szczegółowe wyniki analiz. Na podstawie danych możliwe jest dokonanie oceny sytuacji oraz podjęcie najbardziej ekonomicznych oraz ekologicznych kroków koniecznych w stosunku do każdego urządzenia.

Postaw na automatyzację procesów – Documaster Ai

Jedną z najnowszych aplikacji systemu jest oprogramowanie Documaster AI. Jego zadaniem jest automatyzacja procesów zarządzenia dokumentami oraz korespondencją w różnego rodzaju jednostkach administracyjnych. Na skrzynki pocztowe firm oraz urzędów codziennie trafia bardzo duża ilość poczty elektronicznej. Są to zapytania klientów, oferty, wiadomości od kontrahentów, a nierzadko także SPAM. Dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji możliwe jest zautomatyzowanie procesu sortowania wiadomości. Dzięki temu cała obsługa korespondencji wymaga teraz mniejszego nakładu pracy oraz czasu. System analizuje wiadomości pod kątem nadawców, słów kluczowych znajdujących się w korespondencji, a także problemu, jaki został zawarty w treści, co pozwala na automatyczne nadanie właściwego priorytetu oraz na dużo bardziej efektywne odpowiadanie na zapytania klientów.

System Documaster odznacza się bardzo łatwą i intuicyjną obsługą, dzięki czemu żadna z osób nie będzie miała problemów z jego właściwym użytkowaniem. Niezwykle ważną funkcją oprogramowania jest zwrócenie uwagi na urządzenia, które w całej organizacji firmy są zbędne i generują niepotrzebne koszty eksploatacyjne. W takim przypadku rekomendujemy sprzedaż zbędnych maszyn, co pozwoli na pozyskanie dla firmy dodatkowych środków finansowych. System pozwala także na wygodną relokację urządzeń. Jest to szczególnie istotne w momencie, gdy potrzeby drukowania znacznie przewyższają możliwości oraz wydajność poszczególnych akcesoriów w konkretnym dziale firmy.