Oszczędności w przedsiębiorstwie. Pierwszy krok: analiza kosztowa

Zarządzanie przedsiębiorstwem w dużej mierze polega na mądrym zarządzaniem wydatkami. Każde przedsiębiorstwo powinno optymalizować koszty i szukać oszczędności. Od czego zacząć? Pierwszym krokiem w tym kierunku jest analiza kosztowa.

Analiza kosztowa – na czym polega?

Analiza kosztowa, inaczej zwana też audytem kosztów, to szereg analiz i badań, które pozwalają szczegółowo określić wydatki przedsiębiorstwa. Dotyczy wielu aspektów działania firmy, przy czym najczęściej są to: komunikacja, transport, utrzymanie biura, utrzymanie urządzeń biurowych, zużycie prądu. Kompleksowa analiza kosztów powinna zawierać także audyt środowiskowy, dotyczący kosztów środowiskowych. Okazuje się, że są one nierozłącznie związane z oszczędnościami. Na przykład obniżenie zużycia prądu oraz mniejsza eksploatacja przynoszą wymierne korzyści w obu aspektach. Dobrą praktyką jest wykorzystanie systemów informatycznych, które automatyzują audyt. Takie oprogramowanie stworzyła nasza firma i jest ono wykorzystywane nie tylko podczas analizy kosztowej, ale także później – do optymalizacji.

Jakie firmy powinny przeprowadzić analizę kosztów?

Nie ma szczegółowych kryteriów, na postawie których przedsiębiorstwo powinno zdecydować o przeprowadzeniu audytu kosztów. Każda firma, która dba o finanse, powinna analizować wydatki i wyciągać z nich właściwe wnioski, dążące do oszczędności. Są jednak obszary działalności przedsiębiorstw, które mogą generować znaczące koszty, a często pozostają pomijane w analizach. Jest to między innymi wykorzystanie urządzeń biurowych.

Analiza kosztową urządzeń biurowych to sposób na duże oszczędności

Obecnie wysoko zaawansowane technicznie urządzenia wielofunkcyjne potrafią jednocześnie drukować, kopiować i skanować z prędkością kilkudziesięciu, a nawet kilkuset stron na minutę! Te imponujące możliwości usprawniają i przyspieszają pracę w niejednym przedsiębiorstwie i instytucji publicznej. Wszystko ma jednak swoją cenę – im szybsze i wydajniejsze urządzenie, tym wyższy koszt zakupu. Z drugiej strony mamy nieco wolniejsze, starsze urządzenia, których cena nabycia jest dużo niższa, ale zużycie prądu, wymiana części zamiennych, eksploatacja – znacznie bardziej kosztowna. Nie zapominajmy o materiałach eksploatacyjnych: tuszach, tonerach, które różnicą się ceną i trwałością, o papierze i częściach zamiennych. Niedostosowany do potrzeb użytkowników sprzęt może generować duże wydatki, których analiza kosztowa pozwala uniknąć.

Jakie korzyści daje analiza kosztowa w przedsiębiorstwie?

Celem analizy kosztowej jest dokładne zbadanie wszystkich wydatków oraz zdiagnozowanie obszarów, które generują nadprogramowe wydatki. Jest to pierwszy i nieodzowny krok do opracowania planu optymalizacyjnego. Każda analiza powinna zostać przeprowadzona indywidualnie przez ekspertów posiadających kompetencje i uprawnienia. W rezultacie rzetelnej analizy, możliwa jest optymalizacja kosztów, przynosząca znaczące oszczędności. W zależności od skali przedsiębiorstwa oraz obszaru działalności, przeprowadzona przez nas analiza kosztów pozwala oszczędzić między 30 a 50% w skali roku.