Wybierz najlepszą drukarkę do biura i usprawnij pracę swojej firmy

Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne do biura to niezbędne elementy każdego dobrze funkcjonującego przedsiębiorstwa – zarówno małych firm, jak i międzynarodowych korporacji z wieloma oddziałami. Ale jak wybrać narzędzie, które usprawni codzienną pracę specjalistów i zadba o bezpieczny obieg dokumentów poufnych? Sprawdzamy, czym kierować się przy wyborze drukarki do biura i jak wyciągnąć z tej inwestycji maksimum korzyści.

Drukarka czy urządzenie wielofunkcyjne do biura – co będzie Ci potrzebne?

Oferta sklepów ze sprzętem elektronicznym jest tak bogata i zróżnicowana, że może przyprawić o zawrót głowy. Urządzenia wielofunkcyjne do biura występują w wielu wariantach druku, dwa podstawowe to:

• atramentowy,
• laserowy.

Za wydruk w pierwszej kategorii odpowiada mieszanka wielobarwnych tuszów, które gwarantują żywe, nasycone kolory, a urządzenie cechuje niska cena i szybka amortyzacja. Urządzenia laserowe pracują natomiast na tonerach, będących mieszanką sproszkowanych substancji chemicznych i występują w wersji monochromatycznej oraz – znacznie droższej – kolorowej. Produkt ten zapewnia wysoką jakość wydruku przy niskich kosztach użytkowania.

Drukarki do biura, w przeciwieństwie do urządzeń wielofunkcyjnych, nie pozwalają na wykonywanie kopii dokumentu bez pośrednictwa komputera, faksowanie czy skanowanie. Wymienione funkcje mogą okazać się niezbędne w wielu zakładach pracy. Jeżeli zależy nam na niskich kosztach eksploatacji i nie potrzebujemy wykonywać kopii kolorowych, warto postawić na urządzenie wielofunkcyjne laserowe do biura, drukujące czarno-białe dokumenty.

Czy drukarka do biura to optymalny wybór dla Twojej firmy?

Jednym z pierwszych kroków, jakie należy podjąć przed poszukiwaniem odpowiedniego urządzenia, jest staranna analiza potrzeb pracowników. W sytuacji, gdy znaczna część codziennych obowiązków opiera się na pracy z dokumentacją (drukowanie, skanowanie czy tworzenie odbitek), znacznie lepszym wyborem może być urządzenie wielofunkcyjne do biura. Taki wybór pozwoli nam wyeliminować pochłaniające prąd skanery czy jednozadaniowe drukarki.

Warto mieć również na uwadze, że na proces wyboru odpowiedniego urządzenia wielofunkcyjnego wpływ ma również rodzaj tworzonej dokumentacji. Co do zasady, urządzenia laserowe cechują się większym tempem wydruku – ich koszty eksploatacyjne są zazwyczaj wyższe niż w przypadku drukarek atramentowych. Jeśli większość drukowanych przez nas dokumentów nie zawiera zdjęć i ilustracji, wówczas bardziej ekonomicznym wyborem może okazać się urządzenie wielofunkcyjne laserowe do biura.

Jaką drukarkę do biura wybrać? 3 czynniki, o których należy pamiętać

Przeprowadzane przez nas audyty wskazują, że cena jednostkowa nie jest jedynym czynnikiem, który determinuje, czy dana drukarka do biura okaże się optymalnym wyborem dla poszczególnej firmy czy instytucji publicznej. Wśród pozostałych czynników, które warto wziąć pod uwagę, znajdują się m.in.:

• klasa energetyczna – zapotrzebowanie na prąd w trybie czuwania oraz maksymalny pobór mocy to parametr, który odgrywa kluczowe znaczenie w przypadku firm posiadających wiele urządzeń drukujących. Dobór odpowiednio energooszczędnych urządzeń pozwoli nam znacząco obniżyć wydatki, związane z eksploatacją danych urządzeń;

• koszt części serwisowych – produkty wiodących marek różnią się między sobą zarówno w zakresie kosztów części zamiennych, jak i tonerów czy tuszy. W sytuacji, gdy realia codziennej pracy wymagają od nas tworzenia znacznej ilości dokumentów, warto postawić na urządzenia wyróżniających się niższymi kosztami serwisowania;

• warunki umowy leasingowej – jeśli zdecydowaliśmy się na wynajem niezbędnych urządzeń od zewnętrznej firmy, należy starannie przeanalizować zapisy proponowanej umowy. Nie można wykluczyć sytuacji, w której pozornie neutralne zapisy okazują się sprowadzać na nas coraz większe koszty. Z pomocą może przyjść wówczas zewnętrzny audyt, który wykaże wątpliwej jakości zapisy i zaproponuje bardziej korzystne alternatywy.

Niezawodna drukarka do biura to bez wątpienia jeden z podstawowych sprzętów, wymaganych do prowadzenia prac administracyjnych, tworzenia dokumentacji czy nawiązywania umów z kontrahentami. Sprawdź na stronie https://euroimpex.pl/urzadzenia-biurowe/ jaka drukarka do biura spełni pokładane w niej oczekiwania.

Jak sprawić by drukarka do biura zapewniała bezpieczny obieg dokumentów?

Wybraliśmy już idealne urządzenie wielofunkcyjne do biura, ale jak odpowiednio zabezpieczyć obieg dokumentów i usprawnić codzienną pracę fachowców? W tych zadaniach pomoże nowoczesne oprogramowanie Documaster Easy Office. System umożliwia wprowadzenie dwóch ważnych funkcji:

1. Druku podążającego, inaczej follow-me-printing, która zapewnia zlecanie druku na określonym urządzeniu i we wcześniej wskazanym czasie,
2. Druku poufnego – pozwalającego na drukowanie wyłącznie po autoryzacji za pomocą karty dostępowej lub kodu PIN podanego przy urządzeniu.

Co więcej, nasze oprogramowanie gwarantuje zdalne zarządzanie kolejką druków – użytkownik może przenieść do góry priorytetowe dokumenty i przyspieszyć kluczowe zadania. Natomiast jeżeli chciałbyś obniżyć koszty związane z obsługą urządzenie wielofunkcyjne laserowego do biura, sięgnij po audyt kosztów. Oferowana przez nas usługa obniża koszty wydruku, dzięki precyzyjnej obserwacji i rozliczeniu użytkowników. Dowiedz się więcej: https://euroimpex.pl/oprogramowanie/biznes/documaster-multiaudit/

Sięgnij po profesjonalną opiekę serwisową drukarek do biura

Poza wymienionymi możliwościami, nasza firma zapewnia również opiekę serwisową online, która umożliwia ciągłą pracę urządzeń wielofunkcyjnych do biura. Specjaliści IT na bieżąco usuwają drobne awarie i eliminują przestoje czy zakłócenia. Już dziś zapoznaj się z naszą pełną ofertą i ciesz się nowoczesnymi rozwiązaniami w Twojej firmie: https://euroimpex.pl/oprogramowanie/biznes/documaster-service/