Rozwiązania chmurowe w edukacji i ich przewaga nad innymi systemami
2 kwietnia 2020
Trudno wyobrazić sobie firmę, która funkcjonuje bez urządzeń do drukowania lub kopiowania dokumentów. Niewielu przedsiębiorców zdaje sobie jednak sprawę z tego, jak wysokie koszty może generować nieodpowiednio dobrany sprzęt oraz brak kontroli nad ilością zużywanych materiałów eksploatacyjnych. Odpowiednio przeprowadzony audyt wydruku pozwala na uzyskanie oszczędności rzędu kilkudziesięciu procent.
Od czego zacząć audyt wydruku i na co zwrócić szczególną uwagę?
Audyt wydruku polega na optymalizacji wydatków generowanych przez obieg dokumentów. Jednym ze sposobów, które stosuje coraz więcej firm, jest odpowiedni dobór urządzeń biurowych. Drukarki, kopiarki oraz sprzęty wielofunkcyjne różnią się pod względem parametrów technicznych. Najlepiej wybierać produkty sprawdzonych marek, których użytkowanie nie wymaga zaopatrzenia w drogie materiały eksploatacyjne. Firmom, które chcą przeprowadzić pełen audyt, zaleca się w pierwszej kolejności przeprowadzenie analizy kosztów pracy urządzeń. W tym kroku należy sprawdzić, jakie wydatki generuje niepotrzebnie zużyty papier, wymiana tonerów lub tuszy, serwis sprzętu oraz zużywana przez niego energia.
Wykorzystaj oprogramowanie
Kolejny etap audytu polega na instalacji specjalistycznego oprogramowania. Nasza propozycja – Documaster Multiaudit, który jest niezawodnym źródłem danych, pozwalających na kontrolę wydatków w zakresie obiegu dokumentów. Bardzo ważnym obszarem, który przedsiębiorcy powinni nadzorować, jest wykorzystywanie urządzeń biurowych przez poszczególnych pracowników. Kontrola pozwala na wyeliminowanie zbędnych dokumentów papierowych poprzez wskazanie tych, które są wystarczające w wersji elektronicznej lub tych, które personel tworzy w celach prywatnych.
Documaster Multiaudit jest kluczowym narzędziem do przeprowadzania analizy, ponieważ dostarcza szereg szczegółowych danych. Dzięki oprogramowaniu można dowiedzieć się m.in. kto, kiedy i w jakim nakładzie wykonywał wydruki. Warto zaznaczyć, że program zapewnia pełne bezpieczeństwo firmowych danych, ponieważ nie analizuje zawartości dokumentów.
Dlaczego warto skorzystać z naszej wiedzy i oprogramowania?
Audyt, przeprowadzony w oparciu o specjalistyczne oprogramowanie, to prosty sposób na znaczne obniżenie firmowych wydatków. Komplet szczegółowych danych pozwala na wyeliminowanie urządzeń generujących największe koszty oraz ograniczenie nadużyć poszczególnych pracowników. Od 1989 r. zajmujemy się automatyką biurową i jesteśmy ekspertem w dziedzinie urządzeń drukujących oraz ich optymalizacji. Nasze oprogramowanie pozwala szybko i z ogromną dokładnością przeprowadzić audyt kosztów, a następnie optymalizację wydruku.