Program do RODO w firmie. Czy przestrzegasz obowiązujących przepisów?

Obowiązujące od 2018 roku Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych stanowi jeden z najważniejszych dokumentów, określających prawa i obowiązki firm oraz instytucji w zakresie gospodarowania danymi osób, które korzystają z ich usług. W poniższym artykule przypomnimy najważniejsze założenia powyższej dyrektywy oraz zobrazujemy, w jaki sposób nowoczesny program do RODO wspiera codzienną pracę zgodnie z obowiązującą literą prawa? Zapraszamy do lektury.

Program do RODO, czyli jak dostosować się do obowiązujących wytycznych?

Dyrektywa RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, stanowi zbiór zasad i reguł dotyczących ochrony prywatności oraz danych osobowych mieszkańców Unii Europejskiej. Jej celem jest ujednolicenie stosowanych standardów na temat ochrony danych w całej UE. Zapisy RODO nakładają na organizacje oraz przedsiębiorstwa szereg wymogów prawnych, dotyczących wszystkich kluczowych obszarów pracy nad zgromadzonymi informacjami. Wśród najważniejszych z nich warto wymienić:

Konieczność uzyskania zgody

Zanim instytucje oraz firmy będą przetwarzać zgromadzone dane osobowe, są one zobowiązane do uzyskania zgody od osób, których one dane dotyczą. Warto przy tym podkreślić, że zgoda musi być dobrowolna, a przeznaczenie przekazanych danych opisane w sposób jasny i łatwy do zrozumienia.

Objaśnienie o charakterze informacji

Firmy są również zobowiązane do dostarczenia osobom, których dane przetwarzają, jasnych informacji na temat tego, jakie dane są gromadzone, w jakim celu dochodzi do ich przetworzenia oraz komu mogą być udostępniane.

Poinformowanie o należnych prawach

Osoby, których dane są gromadzone, mają prawo do dostępu do swoich danych osobowych, żądania ich poprawienia lub usunięcia, a także ewentualnego przeniesienia ich do innego miejsca. W określonych sytuacjach mają również prawo sprzeciwić się przetwarzaniu danych.

Zapewnienie danym należytego bezpieczeństwa

Firmy muszą podjąć odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby chronić dane osobowe przed ich utratą, kradzieżą czy nieautoryzowanym dostępem.

Powiadomienie o ewentualnych naruszeniach

Jeśli dane osobowe zostaną naruszone lub skradzione, firmy muszą poinformować o zaistniałym incydencie odpowiednie władze i osoby, których dane dotyczą.

Jak poprawnie wdrożyć dyrektywę RODO?

W świetle powyższych założeń, pierwszym krokiem do poprawnego wdrożenia dyrektywy RODO jest zwiększenia świadomości wśród pracowników na jego temat. Może to obejmować przeprowadzenie szkoleń lub warsztatów, na których omówione zostaną zasady RODO, prawa osób fizycznych oraz obowiązki firm. Ważne jest, aby wszyscy pracownicy mieli pełne zrozumienie znaczenia i wpływu RODO na działalność firmy.

Następnym krokiem jest przeprowadzenie oceny zgodności stosowanych procedur pod kątem RODO, co pozwoli nam zidentyfikować ewentualne luki i obszary wymagające poprawy. Jednym ze sposobów, aby tego dokonać, jest analiza bądź audyt istniejących procesów przetwarzania danych oraz identyfikację potencjalnego ryzyka. Warto pamiętać również, aby wdrożona polityka ochrony danych osobowych kompleksowo określała zasady ich przetwarzania oraz dostępu do nich, jak również procedury wewnętrzne na temat zarządzania zgodami oraz ochrony przed naruszeniami.

Odpowiedni program do RODO wspiera pracowników

Odpowiednie zabezpieczenie gromadzonych danych osobowych to jeden z kluczowych aspektów zgodności z dyrektywą. Szczególnie pomocne w tym aspekcie jest wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, takich jak program do RODO, który umożliwi szyfrowanie danych, stosowanie haseł dostępu, regularne tworzenie kopii zapasowych lub zapewni kontrolę dostępu do danych.

Oferowane przez nas oprogramowanie posiada certyfikację ISO/IEC 27001, która poświadcza o dużym bezpieczeństwie przechowywanych informacji, minimalizacji ryzyka naruszeń oraz zgodności z wymogami prawnymi i regulacyjnymi. Korzystanie z narzędzi, spełniających te wymogi, pozwala pozyskać zaufanie klientów, partnerów biznesowych i poświadcza, że firma dba o bezpieczeństwo informacji w sposób profesjonalny i skuteczny. Już dziś skontaktuj się z doradcami naszej marki i dowiedz się, który program do RODO z serii Documaster okaże się najlepiej przystosowany do potrzeb Twojej firmy.