Jakie oprogramowanie wybrać tworząc archiwum dokumentów elektronicznych?

Praca na dokumentach elektronicznych to codzienność zarówno w przedsiębiorstwach, jak i instytucjach. Ich zaletą jest także możliwość archiwizacji i przechowywania plików przez wiele lat. Z artykułu dowiesz się, jakie oprogramowanie wybrać aby stworzyć bezpieczne archiwum dokumentów elektronicznych.

Archiwum dokumentów elektronicznych w chmurze

Najwygodniejszym sposobem jest skorzystanie z rozwiązania chmurowego. Ale skąd będziesz mieć pewność, że wybrany system jest bezpieczny? Zwróć uwagę na najważniejsze aspekty:

– kto jest dostawcą usługi i czy jest to zaufana firma,

– gdzie znajdują się serwery, na których będą umieszczone Twoje dokumenty (najlepiej wybierać serwery zlokalizowane w Europie)

– czy system chmurowy posiada odpowiednie zabezpieczenia i certyfikaty.

Warto również wybrać archiwum elektroniczne dopasowane do branży. Rozwiązaniem polecanym dla firm jest np. Documaster Office in the Cloud, które nie tylko pełni funkcję archiwum dokumentów elektronicznych, ale również umożliwia pracę zdalną.

W administracji publicznej i dla samorządów rekomendujemy Documaster Office in the Cloud oraz Documaster History – który dodatkowo pozwala wydzielić repozytorium i udostępnić je np. mieszkańcom do celów edukacyjnych.

Dla edukacji najlepszym rozwiązaniem jest Documaster Campus, który posiada dodatkowo funkcję elektronicznego tornistra i umożliwiają prowadzenie lekcji i zajęć online.

Archiwum elektroniczne w modelu SAS lub z dotacją

Najpopularniejszym sposobem rozliczania za korzystanie z archiwum elektronicznego jest abonament. Najczęściej usługa jest więc opłacana miesięcznie lub z góry na rok. W szczególnym przypadku – pozyskania dotacji na oprogramowanie – dostęp do takiego systemu może być sfinansowany w całości bądź w znacznej części z dotacji.

Na co jeszcze zwrócić uwagę przy wyborze archiwum dokumentów elektronicznych?

Bezpieczeństwo i jasny sposób rozliczenia usługi to bardzo ważne aspekty. Ale nie zapomnij o użyteczności! Zwróć uwagę, czy oprogramowanie posiada intuicyjny interfejs i czy możesz bez problemu korzystać z niego także w wersji mobilnego. W obecnych czasach – gdy na codzień wykorzystujemy do pracy i nauki smartfony oraz tablety – responsywność aplikacji to nie przywilej, to konieczność.