Jak przygotować swój biznes do transformacji cyfrowej?

Konkurencyjność przedsiębiorstw zależy aktualnie w głównej mierze od tego, jak szybko i skutecznie przebiega kontakt z konsumentami. Transformacja cyfrowa umożliwiająca między innymi dostosowanie formy świadczonych usług oraz produktów do potrzeb współczesnego klienta to podstawowe zadanie każdej firmy.

Na czym polega transformacja cyfrowa w przedsiębiorstwie?

Transformacja cyfrowa to nie tylko digitalizacja analogowych zasobów przedsiębiorstwa. To także przemodelowanie procesów tak, by praca mogła odbywać się w wirtualnym środowisku umożliwiającym cyfrową wymianę informacji między pracownikami i klientami. Dla firm, w których narzędzia cyfrowe były stosowane w sposób nieprofesjonalny (bez odpowiedniego zarządzania za pomocą oprogramowania) cyfrowa transformacja może stanowić nie lada wyzwanie.

Od czego zacząć digitalizację zasobów analogowych?

W firmach i instytucjach, w których dokumentacja przechowywana jest głównie w formie papierowej, cyfryzacja zasobów jest czymś nieuniknionym. Na szczęście można ją przeprowadzić w prosty i ustrukturyzowany sposób korzystając ze specjalistycznego oprogramowania oraz urządzeń. System Documaster Office in the Cloud umożliwia stworzenie cyfrowego repozytorium wszystkich firmowych dokumentów. Zintegrowane urządzenia wielofunkcyjne pozwalają na bardzo szybką cyfryzację papierowych zasobów z opcją OCR, czyli ucyfrowienia analogowych plików. Dzięki kontekstowej wyszukiwarce wszystkie zasoby można łatwo odnaleźć nie tylko po nazwie pliku, ale także po ich zawartości (treści). Specjalny system uprawień użytkowników umożliwia dostosowanie praw dostępu do plików wg kwalifikacji pracowników.

Wymagania prawne a cyfryzacja

W przypadku cyfryzacji dokumentów, zwłaszcza tych zawierających wrażliwe dane, nie można zapomnieć o RODO. Podczas wyboru sposobu digitalizacji danych koniecznie należy zwrócić uwagę na odpowiednie zabezpieczenia dotyczące zarówno urządzeń jak i oprogramowania. Tak, jak przypadku systemu Documaster, urządzenia powinny być szyfrowane, a oprogramowanie wyposażone w funkcjonalności zgodne z wymaganiami dotyczącymi bezpiecznego przechowywania i transferu danych osobowych.

Transformacja cyfrowa procesów i edukacja pracowników

Zdecydowanie szerszym i bardziej złożonym zadaniem jest cyfrowa transformacja procesów. Wdrożenie cyfrowych rozwiązań w codziennej pracy powinna składać się z trzech etapów: audytu, planu cyfryzacji i wdrożenia narzędzi cyfrowych. W tym wypadku najlepiej zaufać ekspertom, którzy pomogą przeprowadzić firmę przez cały proces, włącznie z edukacją i szkoleniami pracowników co do pracy na nowych narzędziach. Celem transformacji cyfrowej biznesu jest bowiem wzrost wartości i konkurencyjności organizacji. Nawet najlepsze innowacje nie wpłyną pozytywnie na efektywność pracy, jeśli pominięty zostanie etap edukacji pracowników, stąd kwestia szkolenia powinna zostać potraktowana bardzo poważnie.