Analiza finansowa w firmie. Czy można przeprowadzić ją samemu, czy lepiej zlecić na zewnątrz?

Podstawą dobrego prosperowania firmy są nie tylko wysokie przychody, ale także dbałość o optymalizację kosztów. Metodą na sprawdzenie, czy rzeczywiście koszty firmowe nie przekraczają realnych potrzeb, jest analiza finansowa. Czy można ją przeprowadzić samodzielnie, czy lepiej zlecić zewnętrznym ekspertom? W tym artykule postaramy się pomóc Ci w podjęciu odpowiedniej decyzji.

Zacznij od zdefiniowania problemu

Przede wszystkim należy sprawdzić, w jakich obszarach działalności firmy wydatki są poddawane analizie, a w jakich nie. Jednym z najczęściej pomijanych obszarów jest praca i eksploatacja urządzeń biurowych, a więc: koszty materiałów eksploatacyjnych (papier, tonery, tusze), naprawy, serwis, zużycie prądu. Ile miesięcznie, a ile w skali roku wydajesz na wydruki, naprawy oraz prąd, który zużywają drukarki i urządzenia wielofunkcyjne? W przypadku dzierżawy urządzeń należy zadać sobie pytanie: czy koszty, które ponoszę, są adekwatne rzeczywistej eksploatacji urządzeń? Czy w ramach dzierżawy mogę wykupić urządzenie za symboliczną złotówkę, po spłaceniu jej wartości w abonamencie?

Analiza finansowa wydruków – co należy badać?

Niestety, większość firm nie bada, czy koszty ponoszone w związku z pracą urządzeń są adekwatne do rzeczywistych wymagań firmy. Tymczasem źle dobrane urządzenia, np. za duże, przewymiarowane w stosunku do potrzeb firmy tworzą niepotrzebne koszty związane z zakupem, ale też ze zużyciem prądu (urządzenia laserowe zużywają bardzo dużo prądu). Kolejna kwestią jest ilość wykonywanych wydruków. Wydaje się to być błahą sprawą, podczas gdy realnie w większości firm brak kontroli prowadzi do realizacji ogromnej ilości nadprogramowych wydruków. Im więcej wydruków, tym większe koszty materiałów eksploatacyjnych, serwisu oraz zużycia prądu.

Dzierżawa urządzeń – na co zwracać uwagę?

W przypadku dzierżawy również należy zachować szczególną ostrożność. Wiele firm zawiera umowy bez możliwości wykupu urządzenia po okresie dzierżawy, co w istocie jest bardzo niekorzystne z biznesowego punktu widzenia. Ponadto brak specjalistycznej wiedzy klienta często prowadzi do wzięcia w dzierżawę dużych, wysoko nakładowych urządzeń, których koszt dzierżawy i utrzymania przekraczają realne zapotrzebowanie firmy. W rezultacie firmy płacą wysokie abonamenty miesięczne za wysoko wydajne urządzenia, które po okresie dzierżawy są im odbierane z minimalnym przebiegiem.

Co możesz zrobić samodzielnie?

Podstawową kwestią, którą możesz samodzielnie zbadać, są koszty związane z wydrukami. Służy do tego specjalne oprogramowanie Documaster Multiaudit, które monitoruje wszystkie wydruki realizowane w firmie. System dostarcza specjalnie przygotowane raporty, wskazujące, kto i kiedy wykonywał wydruki, jaki był ich koszt, a także co można zrobić, aby te koszty obniżyć. W praktyce zastosowanie oprogramowania Documaster Multiaudit pozwala obniżyć koszty wydruków o od 30 do nawet 50%. Przy takich statystykach kwestia ilości wydruków przestaje być błahą sprawą, ponieważ w skali roku oznacza to nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych oszczędności.

Analiza finansowa realizowana przez ekspertów

Jeśli przypuszczasz, że rzeczywiście wydatki związane z pracą urządzeń mogłyby być mniejsze, poproś o pomoc ekspertów, którzy przeprowadzą analizę finansową wydruków. Audyt wykaże m.in. czy w firmie są realizowane nadprogramowe wydruki, czy urządzenia drukujące są dobrane w sposób optymalny do potrzeb firmy, ile prądu zużywają w stosunku do przeciętnych potrzeb. Audytowi podlegają także sprawy związane z umowami dzierżawy (wskazywane są problematyczne lub niekorzystne zapisy), stan techniczny urządzeń oraz kwestie ekologii. Dzięki analizie finansowej oraz audytowi otrzymasz szczegółowe informacje, jakie są Twoje wydatki versus jakie powinny być po optymalizacji kosztów.

Chcesz zapytać o analizę finansową? Skontaktuj się z nami.