Co to jest archiwizacja danych? O bezpiecznym przechowywaniu plików

Obecnie nie ma chyba instytucji i przedsiębiorstw, które nie przechowywałyby danych. Od lat następuje transformacja danych analogowych do formy cyfrowej, a rok 2020 i pandemia koronawirusa spowodowała znaczący wzrost w transmisji danych cyfrowych na świecie. Na czym polega transfer i archiwizacja danych? Jak robić to bezpiecznie i zgodnie z prawem?

Na czym polega archiwizacja danych i plików

Archiwizacja danych, z ang. „data archiving” to sposób na bezpieczne przechowywanie danych cyfrowych, a także zabezpieczenie ich przed niepowołanym dostępem. W 2020 r.  Ilość archiwizowanych danych cyfrowych osiągnęła 44 zettabajtów, czyli bilionów gigabajtów. Według prognoz, z najbliższym 5-leciu wartość ta może wzrosnąć nawet czterokrotnie! To ogromne ilości informacji, które w przypadku wszystkich instytucji publicznych oraz przedsiębiorstw, powinny być właściwie chronione. Mimo, iż przechowywanie danych cyfrowych jest wygodniejsze niż archiwizacja danych analogowych, niesie to za sobą pewne ryzyko. Udany cyberatak może być bowiem katastrofalny w skutkach, o czym przekonało się już wiele firm, korporacji oraz instytucji publicznych. Dlatego kluczowa jest bezpieczna archiwizacja plików, która zapewni wszelkie środki bezpieczeństwa i uchroni przed wyciekiem danych lub ich nieprawidłowym zarządzaniem.

Jak archiwizować dane osobowe, by były bezpieczne i jak robić to zgodnie z prawem

Dbanie o bezpieczeństwo danych to nie tylko decyzja strategiczna każdej dobrze zarządzanej instytucji, ale również wymóg prawny. Ponieważ dużą część danych cyfrowych stanowią dane osobowe, wszystkie podmioty administrujące nimi muszą przestrzegać reguł obowiązującego prawa. W Polsce, jak i w całej Europie obowiązuje RODO, które określa wymogi dotyczące administrowania danymi osobowymi, w tym archiwizacji plików. Dane m.in. nie mogą być przekazywane ani powierzane bez zgody właściciela, a zgoda na ich wykorzystanie może być w każdej chwili cofnięta. Ponadto, wyrok TSUE z lipca 2020 r. zniósł Tarczę Prywatności, co oznacza, że dane osobowe z Unii Europejskiej nie mogą być przechowywane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), czyli np. w Stanach Zjednoczonych. Dlatego warto wybrać oprogramowanie, takie jak Documaster, które w 100% spełnią obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych.

Jakie są zalety archiwizacji danych

Archiwizacja danych w postaci cyfrowej niesie za sobą wiele korzyści. Jednym z najważniejszych argumentów są mniejsze koszty. Wiąże się to nie tylko z faktem, że dane cyfrowe zajmują fizycznie mniej miejsca, ale są też tańsze niż wydruki. Do administrowania takimi danymi wystarczy odpowiedni system informatyczny, w przypadku zarządzania danymi analogowymi – potrzeba pracy ludzi. Kolejnym aspektem jest wygoda i łatwość zarządzania nimi – technologia pozwala automatyzować procesy, dzięki czemu segmentacja, czy też wyszukiwanie danych jest banalnie proste. Istotna jest także możliwość szybkiego powielania danych i tworzenia kopii zapasowych, co znacząco zmniejsza ryzyko utraty danych. Argumenty te przemawiają nie tylko do prywatnych przedsiębiorców, ale także do instytucji publicznych, takich jak np. urzędy, szkoły, szpitale czy biblioteki.

Archiwizacja danych – jakiego oprogramowania użyć?

Bez wątpienia najlepszym sposobem na archiwizację danych jest outsourcing, czyli wykorzystanie gotowych rozwiązań technologicznych. W tym celu polecamy oprogramowanie z grupy Documaster, które posiada certyfikat PN-EN ISO/IEC 27001 – System zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz z RODO. Dzięki temu gwarantuje stuprocentowe bezpieczeństwo i zgodność z wymaganiami obowiązującego prawa. Ponadto, posiada szereg funkcji dostosowanych do potrzeb różnych grup docelowych, umożliwiając m.in. pracę zdalną, cyfryzację, naukę zdalną, zarządzanie projektami, zarządzanie pracą, itd. Oprogramowanie do archiwizacji plików Documaster posiada także funkcję OCR – czyli digitalizacji danych analogowych i nadania im edytowalnej formy. Jest to szczególnie istotne w instytucjach, które dopiero rozpoczynają cyfryzację i planują digitalizację analogowych zasobów. Umożliwia to integracja systemu z urządzeniami wielofunkcyjnymi, która ponadto pozwala  także drukować i kopiować wybrane pliki znajdujące się w archiwum danych.

Dowiedz się więcej:

Archiwizacja danych w firmie oraz administracji publicznej – Documaster Office in the Cloud

Archiwizacja danych w edukacji – Documaster Campus

Archiwizacja danych bibliotecznych — Documaster e-biblioteka

Archiwizacja danych historycznych, kulturowych, geograficznych – Dcumaster History.