3 powody, dla których warto stworzyć cyfrowe repozytorium dokumentów

Digitalizacja danych gromadzonych w formie papierowej to zjawisko, które przybiera na sile z każdym rokiem. Warto podkreślić przy tym, że inwestycja w rozwiązania informatyczne dla biznesu od dawna nie są wyłącznie domeną przedsiębiorstw działających w branży nowych technologii. Nowoczesne oprogramowanie dla firm od dawna dociera również do przedstawicieli sektora MŚP oraz placówek administracyjnych i oświatowych – wszystkie powyższe organizacje z pewnością docenią korzyści, jakie płyną z założenia cyfrowego repozytorium. Dlaczego warto dokonać tego jak najszybciej?

Czym jest repozytorium?

Pojęciem repozytorium określamy miejsce, w którym gromadzi się i przechowuje dokumenty, które są przeznaczone do dalszego udostępnienia. Definicja ta obejmuje zarówno zasoby fizyczne, jak i cyfrowe, takie jak kody źródłowe czy bazy danych. Warto pamiętać, że pojęcie repozytorium dotyczy przede wszystkim miejsc skupionych na przechowywaniu, a nie udostępnianiu informacji.

Ze względu na gromadzoną zawartość, repozytorium może pełnić funkcję wielotematyczną (określaną również jako interdyscyplinarną) lub dziedzinową. Drugim często stosowanym kryterium jest struktura organizacji gromadzonych materiałów – wyróżniamy wówczas repozytoria otwarte o nieograniczonym dostępie oraz instytucjonalne, do których wgląd jest zazwyczaj ograniczony do uprawnionych osób.

W jaki sposób wykorzystać powyższą wiedzę w procesie tworzenia firmowego repozytorium dokumentów? Przedstawiamy trzy najważniejsze korzyści, jakie zapewnia inwestycja w repozytorium cyfrowe.

1.      Możliwość błyskawicznego odszukania wymaganych danych

W przeciwieństwie do wykorzystywanych w przeszłości szaf na akta i księgi urzędowe, elektroniczne repozytorium plików umożliwia odszukanie wymaganego dokumentu w zaledwie kilka sekund przy pomocy kilku kliknięć. To nieocenione wsparcie w sytuacji, gdy określone informacje są nam potrzebne błyskawicznie.

2.      Szybkie udostępnienie plików upoważnionym osobom

Wewnętrzne repozytorium cyfrowe umożliwia również ekspresowe upoważnienie pracowników do wglądu w najważniejsze dane. Gromadzenie kluczowych danych w sieci pozwoli nam zyskać pewność, że żadne dane wrażliwe nie dostaną się w niepowołane ręce. Warto podkreślić również, że wysokiej jakości systemy gromadzenia danych posiadają stosowną certyfikację i zgodność ze standardami ISO, spełniając przy tym obowiązujące przepisy RODO.

3.      Repozytorium plików przechowuje więcej niż dokumenty

Wrażliwe dane firmowe to nie tylko pliki tekstowe czy zdjęcia – mogą to być również materiały audiowizualne i inne dokumenty, które znacznie trudniej jest gromadzić w fizycznej postaci. Repozytorium cyfrowe rozwiązuje ten problem i umożliwia gromadzenie plików dowolnego typu. Jedynym ograniczeniem technicznym pozostaje miejsce na serwerze.

Zapoznaj się oprogramowaniem Documaster

Szukasz cyfrowego repozytorium danych, które jest dostosowane do potrzeb branży, w której działa Twoja firma? Już dziś odkryj pełnię możliwości opracowanych przez nas systemów z rodziny Documaster i przekonaj się, że stworzenie wewnętrznego repozytorium jest teraz prostsze niż kiedykolwiek.