Optymalizacja kosztów. Firmy mogą zaoszczędzić od kilkuset do nawet miliona złotych w skali roku.

Każda, nawet najmniejsza firma musi planować i kontrolować swoje wydatki. Koszty funkcjonowania firmy to przecież nie tylko utrzymanie pracowników, ZUS oraz podatki. To także koszty utrzymania biura i zaopatrzenia go we wszystko, co niezbędne jest do pracy. Od urządzeń, takich jak komputery, telefony służbowe, drukarki, skanery, monitory, projektory, po koszty takie jak papier do drukarki, prąd czy woda. Najlepszym rozwiązaniem, umożliwiającą kontrolę firmowych wydatków jest audyt i optymalizacja kosztów.

Czy wiesz, że dzięki umiejętnie przeprowadzonej optymalizacji kosztów, Twoja firma może zaoszczędzić od kilkuset do nawet miliona (i więcej) złotych w skali roku?

Firmy często nie mają wystarczających danych – dlatego konieczny jest audyt i optymalizacja kosztów

Okazuje się, że wielu prezesów i osób zarządzających w firmach nie ma świadomości, ile kosztuje np. eksploatacja urządzeń w firmie. Często też nie mają dokładnych danych, jakie są miesięczne koszty korzystania w firmie z drukarek. Standardowo firmy przepłacają rocznie od kilkuset tysięcy złotych. Z kolei w przypadku średnich i dużych firm do nawet miliona złotych i więcej w przypadku korporacji. To bardzo dużo pieniędzy i aż trudno uwierzyć, że w większość firm popełnia te same błędy.

Zatem w czym tkwi problem? Dlaczego z firm ucieka aż tyle pieniędzy? Odpowiada Dariusz Kędziora, Euroimpex S.A.:

W ciągu kilkunastu lat naszej pracy i doświadczeń w audytach i optymalizacji kosztów zdiagnozowaliśmy kilka najważniejszych problemów.

Jednym z nich jest przewymiarowanie urządzeń biurowych oraz ich wydajności w stosunku do rzeczywistych potrzeb, które już na wstępie narażają firmę na wysokie koszty. Aby tego uniknąć, należy być ekspertem lub skorzystać z pomocy eksperta, takiego jak nasza firma. Potrafimy bardzo dokładnie obliczyć, jakie jest rzeczywiste zapotrzebowanie na wydruki i dzięki temu dostosować rodzaj oraz ilość sprzętu. W efekcie firma może zaoszczędzić setki tysięcy złotych na starcie, tylko dzięki dobraniu urządzeń do realnych potrzeb.

Zabezpieczenie umów i interesów firmy

Kolejnym ważnym aspektem optymalizacji kosztów są umowy dzierżawy oraz umowy w koszcie za wydruk w przypadku, gdy firmy leasingują drukarki i urządzenia. Większość firm, w których korzysta się z korytarzowych urządzeń wielofunkcyjnych, dzierżawi je bezpośrednio od producenta lub autoryzowanego dystrybutora. Zasady korzystania i eksploatacji urządzeń oraz ich serwisu są określone w umowach dzierżawy. Niestety, często zawierają one niekorzystne zapisy, niemożliwe do wykrycia dla osób zawodowo niezwiązanych z rynkiem. Jako eksperci doskonale znający zasady funkcjonowania dzierżawy, a także zapisy umów, bardzo szybko jesteśmy w stanie wskazać rekomendacje do zmian w umowach. Dzięki temu zabezpieczamy interesy naszego klienta i pomagamy uniknąć dodatkowych kosztów.

Ekologia to nie tylko odpowiedzialność, ale też realne oszczędności

Niewłaściwa konfiguracja urządzeń jest nie tylko nieekologiczna, ale również generuje ogromne koszty. Ponadto stwarza niebezpieczeństwo dla zdrowia pracowników. Dobierając sprzęt trzeba brać pod uwagę nie tylko wydajność oraz cenę zakupu, ale też koszty eksploatacji. Ile prądu zużywa dane urządzenia, jakie substancje emituje, czy wymaga wymiany części oraz częstego serwisu. Na te pytania odpowiada audyt ekologiczny, którego efekty pomagają nie tylko w optymalizacji kosztów, ale też w optymalizacji ekologicznej.

Brak kontroli środowiska przetwarzania dokumentów może firmę dużo kosztować

Dużym problemem w firmach jest też brak odpowiedniej kontroli środowiska przetwarzania dokumentów. Brak właściwych procedur, naraża firmę na ogromne straty nie tylko z tytułu generowanych kosztów, ale także w związku z nieprzestrzeganiem Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Optymalizacja kosztów nie może odbywać się bez zbadania systemu wydruków. Dlatego podczas naszego audytu zwracamy na to szczególną uwagę. Posiadamy rozległe doświadczenie oraz kompetencje, których dowodzi certyfikat PN-EN ISO/IEC 27001:2017-06. Certyfikat potwierdza, że produkowane przez naszą firmę oprogramowanie, procesy, usługi oraz procedury spełniają światowe standardy Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji. Zatem w trakcie optymalizacji wprowadzamy procedury, które są zgodne z obowiązującym prawem. Ponadto stworzone przez nas oprogramowanie, zapewniające wydruk poufny i podążający oraz zabezpieczenia danych osobowych zgodne z RODO, pozwalają nam dokładnie uszczelnić system i zabezpieczyć wszelkie przetwarzane przez organizację dane.

Wpływ na środowisko naturalne i zdrowie pracowników

Wyniki badań naukowych dowodzą, że w efekcie eksploatacji drukarek laserowych, z ich tonerów uwalniają się wyjątkowo niebezpieczne dla zdrowia substancje. Okazuje się, że nanocząsteczki zawarte w tonerach, poprzez ich mimowolne wdychanie, przedostają się przez płuca do krwiobiegu. Stamtąd wędrują do całego naszego organizmu! Gdy proszek z tonera drukarki i papier przesuwają się nad gorącym wałkiem, do otoczenia uwalniane są tak zwane lotne związki organiczne. Te związki następnie kondensują się w efekcie ich reakcji ze znajdującym się w powietrzu ozonem. Skutkuje to produkcją najbardziej niebezpiecznych dla naszego zdrowia toksycznych nanocząsteczek. Ponadto okazuje się, że im wyższa temperatura panuje w urządzeniu, tym więcej nanocząsteczek jest ono w stanie wyemitować. Naukowcy udowodnili, iż z drukarek uwalniają się toksyczne nanocząsteczki. Są to m.in. nanocząsteczki krzemionki, tlenku glinu, tlenku tytanu, tlenku żelaza, tlenku cynku, tlenku miedzi, tlenku ceru, sadzy.

Dzięki nam firma zyskuje potrójną korzyść

Naszą rolą jest, aby tak dobrać i skonfigurować flotę urządzeń, aby pracowały ekonomicznie zużywając jak najmniej prądu, części zamiennych oraz tonerów/tuszy, Oprócz tego dbamy, aby były przyjazne dla środowiska i dla zdrowia pracowników. W tym aspekcie firma zyskuje potrójną korzyść. Ekonomiczną, związaną z mniejszymi kosztami eksploatacji, środowiskową oraz wizerunkową. Dbając o zdrowie pracowników, firma jednocześnie nie przyczynia się do pogarszania sytuacji klimatycznej na naszej planecie.

Optymalizacja kosztów wymaga przyjrzenia się działaniom pracowników

Niepotrzebne koszty mogą generować także sami pracownicy. Specjalne oprogramowanie pozwala monitorować wszystkie wykonywane w organizacji wydruki. Dzięki temu motywuje pracowników do podejmowania świadomych decyzji dotyczących wydrukowania danej pracy. Wdrożenie naszego oprogramowania Documaster Multiaudit pozwala na optymalizację kosztów wydruków średnio o 30-50%. Okazuje się, że w skali dużych firm, w których wykonuje się miesięcznie powyżej 1000000 wydruków i kopii, to ogromna oszczędność pieniędzy wynikająca ze zmniejszenia zużycia prądu, papieru, tonerów/tuszy oraz samej eksploatacji urządzenia.

Najważniejsze elementy audytu i optymalizacji kosztów

Zabezpieczenie interesów firmy, odpowiednio zoptymalizowane i skonfigurowane urządzenia, ekologia, zdrowie pracowników, ograniczenie zużycia prądu, odpowiednie zabezpieczenie danych w firmie. To podstawowe elementy, na które powinna zwrócić uwagę każda organizacja. Realizacja planu optymalizacji wymaga z kolei eksperckiej wiedzy. Dlatego audyt oraz optymalizację należy zlecić fachowcom posiadającym wiedzę popartą doświadczeniem. Dzięki właściwie zaplanowanym działaniom firmy są w stanie już w pierwszym miesiącu po wdrożeniu procedur i rozwiązań IT generować znaczące oszczędności, które w skali roku mogą osiągać nawet milion złotych.

Chcesz dowiedzieć się, jak obniżyć koszty w swojej firmie lub organizacji?