Optymalizacja procesów biznesowych. Jakie oszczędności może przynieść?

Jednym z kluczowych celów długoterminowych każdego przedsiębiorstwa jest maksymalne usprawnienie firmowego workflow. Pojęcie to oznacza wewnętrzny obieg informacji niezbędnych do realizacji założonych zadań, zarówno względem klienta, jak i pozostałych współpracowników. Czy optymalizacja procesów biznesowych może przysłużyć się do generowania oszczędności w firmowej kasie?

Optymalizacja procesów biznesowych oszczędza czas i pieniądze

Właściwa optymalizacja procesów w przedsiębiorstwie to proces, który klaruje się w rezultacie wielu lat pracy i szukania optymalnych wzorców komunikacji, łańcucha dowodzenia czy wzorców do rozwiązywania sytuacji spornych. Warto pamiętać jednak, że optymalizacja procesów w firmie powinna dążyć zarówno do oszczędności roboczogodzin, jak i zachowaniem budżetu w jak najlepszym stanie. Firmowa kasa potrafi jednak topnieć w bardzo niespodziewanych okolicznościach.

Wypłaty dla pracowników, koszty wynajmu lokalu czy obciążenia podatkowe to tylko część wyzwań, z jakim musi mierzyć się pracodawca. Ważnym punktem na liście wydatków są również koszty eksploatacyjne. Sumy te potrafią urosnąć do znacznych rozmiarów, a kluczem do redukcji kosztów staje się optymalizacja procesów biznesowych. Nasze doświadczenie pokazało, że brak wiarygodnego audytu w zakresie drukowania dokumentów może kosztować największe przedsiębiorstwa nawet milion złotych w skali roku.

1. Starannie przeanalizuj zapotrzebowanie na urządzenia drukujące

Przeprowadzona przez nas optymalizacja procesów w przedsiębiorstwie często wykazuje zbyt dużą liczbę drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Część firm inwestuje w nie „na zapas”, obawiając się kolejek czy awarii. Podejście to generuje jednak wiele zbędnych kosztów, które mogą się ciągnąć aż do końca umowy o leasing czy dzierżawę.

Wspominając o możliwości wynajmu sprzętu, nie wolno pominąć kwestii niekorzystnych zapisów leasingowych. Optymalizacja procesów w firmie musi uwzględniać audyt bieżących umów – każdy niekorzystny zapis sprawia, że Twoje przedsiębiorstwo zapłaci za urządzenie więcej, niż jest to konieczne.

2. Ile kosztuje eksploatacja?

Choć producenci przywiązują obecnie znacznie większą wagę do kwestii energooszczędności i ekologii, stałe koszty użytkowania poszczególnych urządzeń mogą różnić się o nawet kilkaset procent. Warto upewnić się, że wybrany przez Ciebie sprzęt jest tani w użytkowaniu i codziennej eksploatacji.

3. Drukuj tylko to, co niezbędne

Choć rozwiązania chmurowe z każdym rokiem zyskują na popularności, wielu pracowników preferuje pozostanie przy generujących koszty wydrukach papierowych. Optymalizacja procesów w przedsiębiorstwie pozwala nadzorować status wydruków i ustalić tożsamość pracowników generujących największą liczbę pism. Zadaniem kadry menedżerskiej jest wówczas pochylenie się nad problemem wraz z pracownikiem i ustalenie najkorzystniejszej metody zmniejszenia liczby druków.

Zapoznaj się z narzędziami Documaster

Doskonale zdajemy sobie sprawę, jak ważną rolę pełni optymalizacja procesów w firmie. Szukasz najprostszego sposobu na generowanie oszczędności? Poznaj możliwości oprogramowania z rodziny Documaster i wprowadź firmowy workflow na zupełnie nowy poziom.