Czy redukcja kosztów musi obniżyć komfort codziennej pracy?

Utrzymująca się na najwyższym od wielu lat poziomie inflacja czy znaczące podwyżki energii elektrycznej dla przedsiębiorstw to tylko dwa spośród wielu czynników, skłaniających firmy ku redukcji kosztów związanych z prowadzeniem swojej działalności. Choć redukcja kosztów w firmie zazwyczaj kojarzy nam się z kompromisami i niedogodnościami, sprawnie przeprowadzona optymalizacja procesów może przynieść nam daleko idące oszczędności.

Redukcja kosztów wydruku przynosi wymierne korzyści

Jednym z obszarów redukcji kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa, którego wdrożenie nie musi wiązać się z gruntowną zmianą dotychczasowego modelu pracy, jest optymalizacja kosztów tworzenia materiałów drukowanych. Nasze doświadczenie pokazuje, że największe przedsiębiorstwa, które regularnie drukują generowane dokumenty dla klientów czy zakładowego archiwum, mogą zaoszczędzić nawet milion złotych w skali roku. Jakie są najważniejsze części składowe wypracowanych oszczędności?

Audyt urządzeń drukujących

Jednym z najważniejszych czynników składowych, wpływających na jednostkowy koszt wydruku, jest charakterystyka firmowej floty urządzeń drukujących. Przeprowadzony audyt ma za zadanie przeanalizować wykorzystywane urządzenia zarówno pod kątem ich liczby (np. ich niedoboru lub nadmiaru względem liczby zatrudnianych pracowników), jak i generowanych przez nie kosztów. Weryfikacji podlega m.in. ich zapotrzebowanie na energię elektryczną, koszt kartridżów bądź tonerów oraz cena części zamiennych.

W sytuacji, w której utrzymanie urządzenia jawi się jako nieopłacalne, redukcja kosztów w ramach audytu zakłada m.in. wymianę wykorzystywanych modeli na tańsze w utrzymaniu i użytkowaniu odpowiedniki.

Ograniczanie liczby wydruków

Kolejnym obszarem, w którym redukcja kosztów w przedsiębiorstwie w zakresie drukowania okaże się najbardziej zauważalna, jest analiza liczby i zasadności opracowywanych przez klientów materiałów w formie papierowej. W materii tej z pomocą przychodzą przede wszystkim aplikacje wykorzystujące chmurę obliczeniową, pełniące rolę cyfrowego repozytorium danych, dostępnego dla wszystkich uprawnionych pracowników. W sytuacji, w której obowiązujące przepisy nie wymagają posiadania kopii dokumentu w formie drukowanej, chmura obliczeniowa stanowi doskonałą alternatywę względem wydruku.

Drugim krokiem, sprzyjającym redukcji kosztów w zakresie wydruków, jest wdrożenie oprogramowania umożliwiającego nadzór nad liczbą i charakterem tworzonych dokumentów. Analiza zgromadzonych danych pozwoli nam określić, które procesy bądź pracownicy są odpowiedzialni za największy odsetek wydruków. Zgromadzone w ten sposób informacje mogą być wykorzystane do optymalizacji ponoszonych kosztów bez wpływu na komfort pracy Twojego zespołu.

Dołącz do klientów marki Euroimpex

Chcesz dowiedzieć się, czy redukcja kosztów wydruku sprawdzi się również w przypadku Twojej firmy? Już dziś zapoznaj się z charakterystyką oprogramowania Documaster i odkryj korzyści, jakie zapewniają Ci autorskie rozwiązania firmy Euroimpex. Skontaktuj się z naszymi specjalistami i dołącz do grona klientów naszej marki.