Digitalizacja dokumentów. To już najwyższy czas na chmurę

Jak podaje portal PulsHR, w ciągu ostatnich 12 lat odsetek osób pracujących na home office wzrósł o 159 proc. Firmy, którym zależy na konkurencyjności, powinny być przygotowane do przemodelowania biznesu na tryb zdalny. Podejście to sprawi, że będą one lepiej radzić sobie z wyzwaniami przyszłości, a także sytuacjami kryzysowymi, takimi jak pandemia koronawirusa. Digitalizacja dokumentów jest jednym z filarów tego typu działań.

Na czym polega digitalizacja dokumentów?

Rosnące stosy teczek i dokumentów papierowych to jeden z najpowszechniejszych problemów współczesnych przedsiębiorstw. W wielu firmach brakuje miejsca do właściwego archiwizowania materiałów. Umowy i aneksy do nich, sprawozdania finansowe czy dokumenty księgowe oraz kadrowe zawierają poufne dane, które muszą być odpowiednio zabezpieczone.

Warto pamiętać jednak, że łatwy dostęp do kluczowych informacji jest nieodzownym elementem sprawnej pracy. Wszystko to trudniej zrealizować, jeżeli posługujemy się kopiami fizycznymi. Odpowiedzią na powyższe problemy jest digitalizacja dokumentów.

Digitalizacja dokumentów polega na wykorzystaniu archiwów elektronicznych. Wszelkie materiały tradycyjne zostają przetworzone na cyfrową formę. System ten umożliwia odpowiednie zabezpieczenie danych, szybki dostęp do ważnych dokumentów, a także oszczędność miejsca czy wydatków związanych z wydrukiem.

Digitalizacja dokumentów odbywa się nie tylko w firmach

Nie tylko sektory prywatne, ale również podmioty administracji publicznej – digitalizacja obejmuje takie jak instytucje jak: szkoły, biblioteki, domy kultury czy muzea. Aby wspierać powszechny dostęp do zbiorów bibliotek, stworzyliśmy program biblioteczny, który umożliwia m.in.:

• dostęp do materiałów cyfrowych przez 24 godziny na dobę,
• usprawnienie kluczowych działań biblioteki,
• możliwość skanowania wybranych dokumentów do chmury i drukowania ich na terenie placówki.

A co z dokumentami papierowymi?

Mimo postępującej digitalizacji dokumentów, w każdym przedsiębiorstwie zdarzają się sytuacje, w których nieodzowne jest stworzenie kopii w formie fizycznej. Procesy te również można usprawnić, a także zabezpieczyć, wprowadzając druk poufny i podążający. Właśnie dla takich celów stworzyliśmy Documaster Easy Office – oprogramowanie ułatwiające zarządzanie zasobami cyfrowymi i monitorowanie wydruków.

Warto podkreślić, że poza narzędziami usprawniającymi pracę specjalistów, jesteśmy również dystrybutorem profesjonalnych i nowoczesnych urządzeń biurowych takich jak: drukarki, skanery, wizualizery, oczyszczacze powietrza, laptopy czy inne akcesoria, które wspierają codzienne zadania w rozmaitych przedsiębiorstwach i placówkach.

Masz więcej pytań związanych z digitalizacją dokumentów lub chciałbyś wprowadzić rozwiązania przyszłości w Twoim miejscu pracy? Zgłoś się do nas już dziś i poznaj szczegółową ofertę.