Praca zdalna w administracji publicznej – powstał projekt rozporządzenia

Praca zdalna to jedno z najważniejszych wyzwań, przed jakim obecnie stoi administracja publiczna. Do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów trafił właśnie projekt rozporządzenia wprowadzający pracę zdalną w urzędach, ich oddziałach i podlegających im instytucjom.

Czy praca zdalna w administracji stanie się faktem?

Wszystko wskazuje na to, że pandemia całkowicie odmieni sposób funkcjonowania instytucji publicznych. Na konferencji prasowej 19 stycznia 2022 r. Minister Zdrowia zapowiedział dodatkowe regulacje, które będą także dotyczyć funkcjonowania urzędów. Dwa dni później Premier zalecił pracę zdalną w jednostkach administracji państwowej i zarekomendował to samo samorządom. W przygotowaniu jest projekt rozporządzenia dotyczącego pracy zdalnej w administracji publicznej. Ma on wprowadzać zasady realizowania zadań i pracy administracji publicznej w trybie zdalnej. A to wszystko po to, by zredukować ryzyko postawania tzw. ognisk zakażeń w placówkach administracji publicznej.

Czy urzędy są gotowe na pracę zdalną?

Mimo, że od początku 2020 r. i pierwszego lockdownu praca zdalna w administracji publicznej jest jednym z najczęściej omawianych wyzwań, ze świecą szukać urzędów realizujących zdalną obsługę petentów. Problemem jest przede wszystkim brak infrastruktury, oprogramowania, sprzętu oraz odpowiednich zabezpieczeń. Nie da się ukryć, że barierę stanowi też brak procedur oraz wiedzy i umiejętności pracowników. W administracji publicznej zwyczajnie brakuje kultury pracy zdalnej, którą rząd próbuje obecnie zapoczątkować dzięki wsparciu finansowemu programów takich jak Cyfrowa Gmina czy Polski Ład.

Cyfrowa gmina – praca zdalna w administracji publicznej dotowana w rządowym konkursie

Jesienią 2021 r. Centrum Projektów Polska Cyfrowa ogłosiło konkurs Cyfrowa Gmina, którego celem jest wsparcie gmin w procesie cyfryzacji. Do 10 lutego gminy wytypowane do udziału w III rundzie konkursu mogą składać wnioski o dotację. Pieniądze mają wesprzeć cyfryzację w urzędach i wdrożenie usług oraz narzędzi takich jak: praca zdalna i obsługa mieszkańców online, poprzedzone audytem cyberbezpieczeństwo, edukacja cyfrowa. Ponadto dotacja obejmuje zakup sprzętu, oprogramowania, infrastruktury. Szczegóły i informacje o konkursie Cyfrowa Gmina.

Polski Ład rządowym programem wspierającym pracę zdalną w administracji

Kolejnym programem, obejmującym bezzwrotne dotacje dla gmin i powiatów, jest Polski Ład. W ramach programu samorządy mogą uzyskać od 2 do nawet 10 mln złotych na modernizację instytucji gminnych. Wsparcie obejmuje modernizację w kontekście zdalnej obsługi mieszkańców jak również pracy zdalnej samych instytucji. Obecnie o dofinansowanie mogą starać się gminy i powiaty, na których terenie znajdowały się kiedyś PGR-y. Termin składania wniosków upływa 15 lutego 2022r. – więcej informacji o dotacjach Polski Ład.

Najlepsze narzędzie do pracy zdalnej w urzędzie

Oprogramowanie dla administracji powinno zapewniać nie tylko pracę zdalną w obrębie placówki, ale także umożliwiać kontakt z mieszkańcami i promować istotne działania instytucji. Bezsprzecznie systemy chmurowe z grupy Documaster idealnie odpowiadają na te potrzeby. Umożliwiają m.in. pracę zdalną, archiwizację danych, OCR (cyfryzację papierowych dokumentów), prowadzenie e-konferencji, szkoleń. Ponadto integracja z urządzeniami wielofunkcyjnymi wprowadza także wydruk na terenach tych instytucji, dostępny zarówno dla pracowników, jak i interesantów. Co ważne, aplikacje posiadają funkcje specjalnie dostosowane do potrzeb różnych instytucji. Documaster Office in the Cloud to typowe narzędzie do pracy zdalnej i kontaktu z interesantami, polecane do urzędów. Documaster History, nastawione jest dodatkowo na potrzeby promocji działań kulturalnych i turystyki w regionie. Z kolei Documaster e-Biblioteka pozwala na cyfryzację zasobów bibliotecznych i wypożyczanie zasobów online. Dla szkół i placówek edukacyjnych idealnym rozwiązaniem jest Documaster Campus – system chmurowy do nauki zdalnej, hybrydowej i stacjonarnej..

Praca zdalna w administracji publicznej – możliwość otrzymania dotacji

Dzięki wspomnianemu wcześniej konkursowi Cyfrowa Gmina oraz programowi Polski Ład, gminy i powiaty mogą otrzymać potężny zastrzyk gotówki na wdrożenie pracy zdalnej. Wszystko zależy od jakości wniosku i odpowiednich działań, o których wsparcie będą wnioskować. Pierwsze dwie rundy Cyfrowej Gminy pokazały, iż wiele wniosków zostało odrzuconych w pierwszej ocenie. Jak się okazało, w wielu przypadkach temat cyfryzacji został zbyt powierzchownie potraktowany. W rzeczywistości to nie komputery czy dostęp do Internetu świadczą o poziomie cyfryzacji, ale właśnie praca zdalna i umiejętność obsługi mieszkańców w sytuacjach takich, jak lockdown. Najbliższe miesiące pokażą, jak beneficjenci tych potężnych dotacji poradzą sobie z nową formą i czy praca zdalna w administracji publicznej będzie reprezentowała oczekiwany poziom.

Chcesz uzyskać pomoc w przygotowaniu wniosku i otrzymaniu dotacji w bieżących konkursach/programach? Skontaktuj się z nami – zadzwoń: +48 71 78 48 139 , lub skontaktuj się przez formularz kontaktowy.