Dlaczego warto wdrożyć elektroniczne zarządzanie dokumentacją?

Sprawny obieg firmowych dokumentów to niezwykle ważny wskaźnik dobrej organizacji firmy, który przekłada się zarówno na jakość pracy nad projektami, jak i oszczędność cennych roboczogodzin. Na przestrzeni ostatnich lat na popularności zyskuje elektroniczne zarządzanie dokumentacją, dzięki któremu proces ten odbywa się sprawniej i bezpieczniej. Dlaczego warto zainwestować w tę formę organizacji wewnętrznej? Czy powinieneś skorzystać przy tym z usług zewnętrznych firm, takich jak Euroimpex?

Co przyniesie nam elektroniczne zarządzanie dokumentacją?

Podczas wielu lat naszej działalności niejednokrotnie przekonaliśmy się, że brak odpowiednich narzędzi w zakresie rozwiązań IT stanowi jeden z najważniejszych hamulców w sprawnej pracy w działach administracyjnych. Cyfrowe zarządzanie dokumentacją pomaga oszczędzać czas i pieniądze, przynosząc szereg korzyści w wielu aspektach codziennej pracy. Jednym z programów polecanych do administracji jest Documaster: https://euroimpex.pl/oprogramowanie/administracja/. Wśród najważniejszych korzyści, jakie przyniesie nam elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej, warto wymienić przede wszystkim:

1.      Monitoring kosztów

System elektronicznego zarządzania dokumentacją pomaga ograniczać koszty związane z tworzeniem wydruków. System zarządzania dokumentami pozwala wygenerować kompleksowy obraz drukowanych pism, dzięki czemu jesteśmy w stanie łatwiej zidentyfikować aspekty odpowiedzialne za zbędne koszty.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją można połączyć ze stosownym audytem, który wykaże płaszczyzny, w których dochodzi do nieefektywnego wykorzystania środków. Może to być zarówno posiadanie zbyt dużej liczby urządzeń drukujących, jak i korzystanie z nieergonomicznych modeli (zapotrzebowanie na energie, koszty części zamiennych lub koszty serwisu). Nasi eksperci mogą również przeanalizować umowy leasingowe naszych klientów, wskazując przy tym niekorzystne zapisy, przekładające się na wyższe koszty.

2.      Wygodny dostęp do danych

Uniknięcie kosztów, wywołanych przez zbędne wydruki, to jednak dopiero połowa sukcesu. W sytuacji, gdy pracownicy odejdą od drukowania części relatywnie zbędnych dokumentów, należy dostarczyć im inne możliwości wglądu w tworzoną pisma. Zarządzanie dokumentami warto połączyć wówczas z inwestycją w stosowną chmurę obliczeniową, zapewniającą komfortowy dostęp do gromadzonych danych wszystkim uprawnionym użytkownikom.

3.      Ochrona wrażliwych danych

W świetle obowiązujących powszechnie przepisów o ochronie danych osobowych, warto podkreślić, że system zarządzania dokumentami powinien radykalnie ograniczyć ryzyko ewentualnej utraty danych na rzecz osób niepowołanych. Aby zminimalizować szanse wystąpienia takiej sytuacji, elektroniczne zarządzanie dokumentacją oferuje m.in. funkcje wydruku podążającego oraz wydruku poufnego, dzięki czemu zyskujemy pewność, że dane informacje dotrą wyłącznie do rąk wyznaczonych do danych zadań specjalistów.

Dlaczego warto powierzyć elektroniczne zarządzanie dokumentacją właśnie nam?

Nieustannie rozwijana przez nas rodzina produktów Documaster to kompleksowy zestaw narzędzi dla administracji, przedsiębiorstw i instytucji publicznych. Dokładamy wszelkich starań, aby jak najlepiej odpowiadały one na dyktowane przez prawo i rynek potrzeby. Jesteś ciekaw, w jaki sposób możemy wesprzeć Twoją firmę? Oferujemy szkolenia z obsługi oprogramowania https://euroimpex.pl/uslugi/szkolenia-documaster/. Szkolenia odbywają się w formie standardowego spotkania lub online. Zapoznaj się z charakterystyką systemu Documaster i dowiedz się, jak elektroniczne zarządzanie dokumentacją może odmienić codzienne funkcjonowanie Twojej firmy.