Monitoring i zarządzanie drukiem w firmie

W każdej firmie i przedsiębiorstwie, w której z urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek korzysta kilkadziesiąt osób i więcej, potrzeba monitoringu wydruków. Dzięki specjalnemu oprogramowaniu, zarządzanie drukiem w firmie odbywa się automatycznie, a administrator systemu otrzymuje gotowe dane. Dlaczego warto monitorować wydruki i jakich narzędzi informatycznych do tego użyć?

Na czym polega zarządzanie drukiem w firmie?

Zarządzanie drukiem w firmie jest niezbędne wszędzie tam, gdzie z urządzeń korzysta większa grupa osób. Chodzi zarówno o monitorowanie kosztów, ale również efektywność pracy. Dzięki oprogramowaniu, które monitoruje wszystkie powstające wydruki i kopie, można bardzo szybko zoptymalizować koszty wydruków. Oprogramowanie daje bowiem informację, kto i kiedy wykonywał wydruki i kopie oraz jakiego typu dokumenty to były. Dzięki temu możliwe jest wyeliminowanie ewentualnych nadużyć i optymalne zarządzenie drukiem w firmie.

Jakiego oprogramowania użyć do zarządzania drukiem w firmie?

Najlepszym oprogramowaniem do zarządzania drukiem i monitoringu tego, w jaki sposób użytkownicy korzystają z urządzeń jest Documaster Multiaudit. Oprogramowanie zbiera szczegółowe informacje dotyczące działań użytkowników oraz na ich podstawie przeprowadza kompleksowy audyt wydruków. W efekcie powstaje prosty w interpretacji raport, który eksponuje wszystkie czynności, jakie zachodziły na urządzeniach w wybranym przedziale czasu. W efekcie nie tylko otrzymane dane, ale także świadomość użytkowników dotycząca monitoringu wydruków, pozwalają odpowiednio zarządzać wydrukami i ich kosztem.

Kompatybilność z urządzeniami wielofunkcyjnymi

Wspomniane oprogramowanie ma ogromną zaletę – jest kompatybilne ze wszystkimi dostępnymi na rynku urządzeniami wielofunkcyjnymi. Jest to możliwe, ponieważ oprogramowanie jest obsługiwane z poziomu interfejsu www i nie  wymaga instalowania aplikacji bezpośrednio na urządzeniach. Istnieje ponadto możliwość zarządzenia drukiem z poziomi urządzeń i integracji Documaster Multiaudit z innymi aplikacjami. Jedną z nich jest na przykład Documaster Easy Office – aplikacja umożliwiająca wydruk poufny i podążający, albo Documaster Service, która monitoruje stan techniczny urządzeń.

Zarządzanie drukiem to konieczność w każdej dobrze zarządzanej firmie i organizacji

Nie ma wątpliwości, że brak kontroli wydruków w większych organizacjach jest ignorancją, która może je drogo kosztować. Workflow, czyli zarządzenie drukiem i dokumentami wpływa nie tylko na efektywność pracy i bezpieczeństwo, ale również na finanse instytucji. Monitoring wydruków pozwala bowiem wykluczyć nadużycia, które mogą wydarzyć się w każdej firmie. Umożliwia ponadto zoptymalizowanie procesów oraz wprowadzenie dobrych nawyków, takich jak np. ograniczanie zużycia wydruków do tych najbardziej potrzebnych. Zwłaszcza obecnie, gdy stoimy u progu katastrofy klimatycznej, każda firma powinna zwracać szczególną uwagę na eksploatację urządzeń biurowych, z  którymi wiąże się przecież zużycie prądu, papieru, emisja CO2 oraz produkcja elektrośmieci.

Monitoring wydruków a RODO

Przy zarządzaniu drukiem w firmie nie można zapomnieć o bardzo ważnych sprawach, takich jak bezpieczeństwo czy choćby RODO. Dobrą wiadomością jest fakt, iż oprogramowanie do monitorowania wydruków Documaster Multiaudit oraz wszystkie pozostałe aplikacje z grupy Documaster spełniają wymagania RODO. Producent oprogramowania posiada ponadto certyfikat ISO/IEC 27001 potwierdzający, że procedury oraz produkowane oprogramowanie spełniają najwyższe  światowe standardy Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.