Zarządzanie drukiem – 5 oczywistych korzyści, o których warto pamiętać

W poprzednich wpisach na naszym blogu wielokrotnie podkreślaliśmy, że nieodpowiednie zarządzanie drukiem może generować nawet milion złotych dodatkowych kosztów w skali roku. Optymalizacja kosztów, związanych z prowadzeniem papierowej dokumentacji może odbywać się na wielu płaszczyznach. Jedną z metod zwiększenia wydajności pracowników jest outsourcing druku, który poprawi efektywność ich pracy.

Zarządzanie drukiem w praktyce

Usprawnienie obiegu dokumentów drukowanych to skomplikowany i wielotorowy proces. Obejmuje on wiele czynników, związanych z bezpieczeństwem i kosztami wydruku. Inwestycja w zarządzanie drukiem za pomocą dedykowanego oprogramowania, takiego jak Documaster Easy Office, zapewnia szereg udogodnień, związanych z:

1.      Uproszczenie obsługi

Prostota aplikacji klienckiej i zrozumiały, przejrzysty interfejs to dwa najważniejsze kryteria do oprogramowania zorientowanego na zarządzanie drukiem. Documaster Easy Office to intuicyjny system, który nie wymaga zaawansowanego szkolenia kadry pracowniczej. Program jest zdatny to użytku tuż po wdrożeniu, dzięki czemu błyskawicznie generuje oszczędności.

2.      Różnicowanie uprawnień

System Documaster Easy Office pozwala na stworzenie struktury pracowników zgodnie z ich kompetencjami i stanowiskiem. Proces ten ma na celu przydzielenie odpowiednich uprawnień i dostępu do pełnej funkcjonalności urządzeń, ograniczając przy tym liczbę niepotrzebnych wydruków.

3.      Możliwość wydruku poufnego

Zarządzanie drukiem przy pomocy funkcji wydruku poufnego przydaje się wszędzie tam, gdzie specjaliści pracują z dokumentami zawierającymi wrażliwe informacje (dane określone przez RODO, umowy czy porozumienia). Funkcjonalność ta umożliwia drukowanie wyłącznie po autoryzacji za pomocą kodu PIN bądź karty dostępowej przy samym urządzeniu. Odbiór dokumentu może nastąpić wyłącznie przez samego zainteresowanego.

4.      Outsourcing druku poprzez wydruk podążający

Ponadto Oprogramowanie Documaster Easy Office zapewnia również możliwość zlecenia tzw. wydruków podążających, określanych również jako follow-me printing. Funkcja ta zleca drukowanie dokumentu na dowolnym urządzeniu w systemie i o określonym czasie. Druk podążający bywa szczególnie przydatny w przygotowywaniu wielostronicowych dokumentów, angażujących sprzęt na długi czas i uniemożliwiających korzystanie z urządzenia pozostałym pracownikom.

5.      Współpraca z wiodącymi aplikacjami DMS

DMS (ang. Document Management System), czyli systemy zarządzania dokumentami, to nieodzowne narzędzie w każdej dużej instytucji, produkującej znaczne ilości papierowej dokumentacji. Dlatego naszym klientom rekomendujemy inwestycję w Documaster Multiaudit, które skutecznie obniża koszty, związane z eksploatacją drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych.

Zarządzanie drukiem jest prostsze niż myślisz

Wygoda użytkowania, brak przestojów w miejscu pracy oraz bezpieczeństwo firmowych dokumentów to zaledwie wycinek funkcjonalności, jaką zapewnia oprogramowanie naszej firmy. W związku z tym na przestrzeni lat opracowaliśmy kompleksowy zestaw generujących oszczędności usług informatycznych, takich jak Documaster Office in the Cloud czy Documaster Everywhere, zapewniający outsourcing druku poza firmę. Zapoznaj się z naszą ofertą i wybierz produkt, który najbardziej spełni Twoje oczekiwania.