Co to jest audyt wewnętrzny? Sprawdź, czy go potrzebujesz.

We wszystkich sprawnie działających firmach i instytucjach przeprowadzany jest co jakiś czas audyt wewnętrzny. Na czym polega? Jakie obszary obejmuje i wreszcie, jakie są korzyści z przeprowadzenia audytu? W tym krótkim wpisie postaramy się rzeczowo odpowiedzieć na te pytania.

Co to jest audyt wewnętrzny?

Zacznijmy od początku, czyli od wyjaśnienia, czym jest audyt wewnętrzny. To zbiór analiz i ocen, którym podlegają procesy i wszystkie kluczowe działania podejmowane przez firmę. W wyniku analiz możliwa jest obiektywna ocena dotycząca zarówno poszczególnych obszarów działalności firmy, jak i całościowa walidacja instytucji. W zależności od potrzeb, audyt wewnętrzny może dotyczyć pracy poszczególnych działów firmy i ich wydajności. Jednak w większości przypadków audyt ma na celu zbadanie skuteczności firmy lub instytucji. W tym przypadku jednym z najważniejszych parametrów są finanse. Audyt wewnętrzny, który od ponad 30 lat oferujemy firmom, urzędom i jednostkom administracji publicznej, skupia się właśnie na kosztach. Najprościej mówiąc, oceniamy, czy instytucja nie ponosi nadprogramowych kosztów, a gdy tak jest – wskazujemy plan, dzięki któremu można te koszty zredukować.

Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych

Naszą specjalnością jest audyt urządzeń biurowych oraz procesów związanych z obiegiem dokumentów. Obecnie praktycznie każda firma i instytucja korzysta z wydruków w swojej codziennej pracy. Zwłaszcza w jednostkach sektora finansów publicznych konieczne jest drukowanie i kopiowanie wielu elementów. W zależności od wielkości placówki, w jednej jednostce może pracować od kilku do kilkudziesięciu urządzeń wielofunkcyjnych. Jak się okazuje, bez odpowiedniej kontroli wydruków, a także optymalizacji systemu wydruków oraz pracy maszyn, urządzenia mogą generować dziesiątki i setki tysięcy nadprogramowych kosztów. Zadaniem audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych jest ocena procesów, a także wydajności oraz stanu technicznego urządzeń.

Audyt wewnętrzny w firmie produkcyjnej

Również firmy produkcyjne korzystają z wydruków. Bez odpowiedniej kontroli, a także optymalizacji procesów, mogą wydawać niepotrzebnie setki złotych rocznie. I tutaj firmie produkcyjnej przychodzi z pomocą audyt wewnętrzny. Polegają mu drukarki, a także wszystkie urządzenia wielofunkcyjne oraz urządzenia produkcyjne. Audytujemy też procesy, procedury oraz kwestie związane z bezpieczeństwem. W efekcie firma otrzymuje do zrealizowania plan, który pozwoli przynieść znaczące korzyści finansowe, jak również usprawnić cały system funkcjonowania urządzeń biurowych oraz pracowników z nich korzystających.

Oprogramowanie, które automatyzuje pracę i przynosi oszczędności

W audycie pomaga nam nasze oprogramowanie. Documaster Multiaudit – zainstalowany na każdym urządzeniu, pozwala dokładnie kontrolować każdy wydruk, kopię i skan. Pozwala to zoptymalizować zamówienia, a także wyeliminować nadużycia pracowników. Dzięki funkcji obliczania procentowego pokrycia papieru tonerem, koszt za wydruk również realnie spada. W rezultacie wykorzystanie Documaster Multiaudit pozwala obniżyć koszty o minimum 30%. Kontrola wszystkich wydruków pozwala natomiast optymalizować dostawy papieru i tonerów.

By zoptymalizować szybkość i jakość użytkowania urządzeń, instalujemy też aplikację Documaster  Easy Office. Dzięki niemu pracownicy mogą wygodnie drukować w trybie podążającym (inaczej: odlokalizowanym), a także w trybie poufnym. Ta aplikacja zapewnia też niezbędne zabezpieczenia dotyczące m.in. danych osobowych, zgodnie z wytycznymi nakładanymi na firmy przez RODO.

Audytowi wewnętrznemu podlega też cały system serwisowania urządzeń. Okazuje się, że i tu mogą postawać nadprogramowe koszty, które zostaną wykazane przez nasz audyt. Ponadto specjalne oprogramowanie Documaster Service pomoże kontrolować stan techniczny wszystkich urządzeń online. Pozwala to nie tylko usuwać online błędy, ale też zapobiegać zawczasu poważnych awariom. W związku z tym, że urządzenia kontrolowane są online, klient oszczędza też czas i pieniądze związane z serwisem urządzeń w firmie lub u serwisanta.

Audyt wewnętrzny – zapytaj o możliwości dla Twojej firmy lub instytucji

Jesteśmy obecni na rynku IT, optymalizacji i automatyki biurowej od 1989 r. Współpracujemy z największymi światowymi koncernami technologicznymi jako Partner Technologiczny oraz autoryzowany Dystrybutor. Dzięki temu doskonale znamy sprzęt marek takich jak Ricoh, HP, Epson, Canon, Brother, Nashuatec, Lexmark, Sharp, OKI, itd. Jeśli chcesz dowiedzieć się, czy ponosisz nadprogramowe koszty w związku z pracą urządzeń biurowych – skontaktuj się z nami i zapytaj o audyt wewnętrzny.